Bostadsrättsföreningen förtjänar en skicklig BRF-revisor

En bostadsrättsförening måste ha revisor

En bostadsrättsförening ska enligt lag ha en eller flera revisorer.

Föreningens stadgar reglerar antalet

• revisorer

• revisorssuppleanter (lagen kräver det inte, men stadgarna kan föreskriva att sådan(a) ska finnas), samt

• hur länge uppdraget ska gälla.

Revisorn ska vara ekonomikunnig och bör ha riklig BRF-erfarenhet

• Revisor ska vara myndig och får ej ha näringsförbud.

• Revisor "ska ha den insikt och erfarenhet av redovisning och ekonomiska förhållanden som med hänsyn till arten och omfattningen av föreningens verksamhet krävs för att kunna genomföra uppdraget". I en BRF bör revisor alltså ha både formell och praktisk ekonomisk kompetens och mer ingående BRF-kompetens.

• Revisor får inte vara jävig, dvs. hen får inte ha lojalitet till någon i styrelsen. 

Revisorn ska utföra ekonomisk kontroll och förvaltningskontroll

Revisorns/revisorernas uppdrag är att oberoende granska föreningens ekonomi (ekonomisk kontroll) och styrelsens förvaltning (förvaltningskontroll), enligt lagen och i medlemmarnas intresse.

Revisorns ska opartiskt och självständigt granska föreningens redovisning och rapporter samt hur styrelsen förvaltar föreningen. Revisorn granskar och bestyrker dokument från föreningen – hen ger en form av kvalitetsstämpel på verksamheten gentemot föreningens befintliga och framtida medlemmar, långivare och leverantörer.

Revisorn utför

• • ekonomisk kontroll: hen granskar ekonomin i föreningen, i första hand årsredovisningen och räkenskaperna

  • förvaltningskontroll: hen kontrollerar att styrelsen utför sitt uppdrag samt att teknisk förvaltning sköts tillfredsställande.

Revisorn i en BRF är förtroendevald

Uppdraget som revisor är ett förtroendeuppdrag. Det är föreningens medlemmar som bestämmer vem som ska vara revisor.

Revisorn är oftast inte medlem i föreningen

Endast undantagsvis krävs att revisor ska vara medlem i föreningen och det är när föreningens stadgar så föreskriver.

Tvärtom är revisorn oftast inte är medlem i föreningen.

Revisorsparagraf i bostadsrättsförenings stadgar, som exklusivt föreskriver att revisor(er) ska utses utifrån medlemskap, är i grunden både meningslös och ett upphov till onödig administration:

• Lagen tillåter hursomhelst att medlem utses till revisor.

• I det fall stadgar kräver medlem som revisor - och revisorskompetenta samt av förtroendeuppdraget intresserade kandidater ej finns bland medlemmarna - så måste stadgarna ändå skrivas om innan annan revisor kan väljas.

Om föreningen har dylika stadgar i dag: skriv om dem så snart som möjligt!

En  revisor som är ej medlem i föreningen kallas extern revisor

En extern revisor är en revisor som valts av stämman men som inte är medlem i eller har annan lojalitet till föreningen eller dess styrelse än uppdraget som föreningens oberoende revisor.

Medlem som valts till revisor kallas internrevisor

En medlem i föreningen som uppfyller behörighetskraven för att vara revisor samt av stämman valts till revisor kallas internrevisor (eller medlemsrevisor).

Vad är en medlemsrevisor?

En medlemsrevisor är en internrevisor som är medlem i föreningen.

Vad menas med en ”föreningsrevisor”?

Ordet ”föreningsrevisor” används men men skapar mestadels förvirring. Den som använder ordet menar ofta intern revisor. Lika gärna skulle man kunna syfta på föreningens (externa) revisor.

Undvik att tala om ”föreningsrevisor” för att slippa skapa förvirring!

Vad menas med en ”medlemsvald revisor”?

”Medlemsvald revisor” är en ordkombination som även den ofta används på ett förvirrande sätt. Inte sällan åsyftas en medlemsrevisor, alltså en internrevisor som är medlem i föreningen.

Eftersom alla revisorer i bostadsrättsföreningar är förtroendevalda och ska väljas av medlemmarna på stämman så säger det sig själv att ”medlemsvald” revisor snarare är det samma som revisor.

Tala helst inte om ”medlemsvald revisor” för att undvika förvirring!

Internrevisorn ska göra det samma som externrevisorn 

En intern revisor har i utgångspunkt samma krav på sig samt uppgifter som en extern revisor.

Det är ganska vanligt att internrevisorn - när föreningen även har extern revisor - i praktiken mestadels håller ett extra öga på styrelsens löpande förvaltning samt ställer någon fråga till den externa revisorn inför årsrevisionen. 

Det brukar vara en fungerande samarbetsform mellan externrevisorn och internrevisorn men det är tveksamt om internrevisorn då utför sitt uppdrag.

Föreningen behöver internrevisor enbart när stadgarna föreskriver det

En bostadsrättsförening måste ha internrevisor enbart i det fall stadgarna föreskriver att sådan ska finnas.

Det finns ingen vettig mall för stadgar i bostadsrättsföreningar som rekommenderar föreningen att ha 

• fler än en revisor eller

• intern(a) revisor(er).

Föreningskrav på internrevisor och/eller flera revisorer är svårbegripligt

Det är inte helt ovanligt att bostadsrättsföreningars stadgar föreskriver att föreningen ska ha två revisorer (eller flera). 

Underförstådd att åsyftas då att (minst) en av dessa ska vara internrevisor(er).

(HSB t.ex. har sådant krav i sina ”mönsterstadgar” – av många kallat ”monsterstadgar – som dessutom föreskriver att HSB ska utse en av föreningens revisorer. Detta kan knappast sägas vara annat än ett fräckt sätt att tjäna pengar, eftersom ett externt revisionsuppdrag då går till HSB-bolaget Borevision som på denna väg blivit Sveriges största BRF-revisor.)

Sunt förnuft tillsäger att den extra kostnad, det administrativa merarbete som krävs inför valet samt det dubbelarbete som ska utföras av två revisorer vid sådant krav, sällan kan vara i föreningens intresse.

För de flesta föreningar bör det räcka med en (duktig) revisor. Skriv dock gärna in i stadgarna att stämman förutom en revisor ska utse en eller flera revisorssuppleanter, så att föreningen inte står utan revisor i det fall den av stämman valde revisorn får förhinder.

Förening som har en duktig intern revisor kan klara sig utan extern revisor

Om föreningen har en medlem som utöver behörighetskraven är duktig inom bostadrättsekonomi, som inte är jävig och som vill verka som föreningens revisor för ingen eller en symbolisk ersättning så bör föreningen välja den personen till revisor.

Då finns inte heller något nämnvärt skäl för föreningen att även välja extern revisor, såtillvida att stadgarna ej kräver sådan.

I övriga fall rekommenderas att enbart ha en duktig extern revisor, av tids och kostnadsskäl.

Det är ofta svårt att hitta duktiga och uppoffrande föreningsinterna revisorskandidater och det är sällan av värde att ha två revisorer

Många bostadsrättsföreningar saknar någon medlem som både kan och vill vara revisor.

Föreningar bör därför inte genom stadgarna bestämma att stämman ska tvingas välja flera revisorer och/eller internrevisor.

Tyvärr väljer många föreningar återkommande internrevisor vare sig utifrån behov eller utifrån kvalifikation. Internrevisorn utses

• just för att stadgarna – med oklara motiv – föreskriver att föreningen ska ha flera revisorer, samt 

• för att det i regel då blir billigare för föreningen att till en av revisorerna utse en medlem, än att ha två externa revisorer.

Det är svårt att motivera varför föreningen ska ha flera revisorer som oberoende av varandra ska göra samma jobb; en duktig revisor gör en bättre revision av en förening än vad två (eller tio!) måttligt kunniga revisorer skulle kunna göra sammantaget.

Vi rekommenderar att skriva om stadgarnas revisorsparagraf om denna är kontraproduktiv genom att kräva flera revisorer och/eller att minst en revisor är medlem i föreningen; ställ då i stället krav på revisorssuppleant(er)!

Att i praktiken kräva intern revisor i tillägg till extern revisor är lika förnuftigt som att utse en medlem att klippa medlemmarnas hår varje gång medlemmarna kommer från frisören. Det blir i regel inte bättre!

En internrevisor utan ingående kunskaper i BRF-ekonomin må det vara möjligt att hitta i föreningen men hen ställer inte sällan många meningslösa och kontraproduktiva frågor till den externa revisorn.

För en förening som har extern revisor blir det i regel långt dyrare att även ha intern revisor, dels för att det är skäligt att ge den interna revisorn ersättning, dels för att den externa revisorn får använda extra tid på kommunikation med och ”utbildning” av den interna revisorn.

Revisorn får inte ha lojalitet till någon i styrelsen

Revisor får inte vara jävig dvs. ha lojalitet till någon i styrelsen eftersom förvaltningsrevisionen innebär granskning av styrelsens arbete.

För att gardera sig mot revisors jäv eller misstanke om sådan kan föreningen välja en oberoende extern revisor i stället för att ha intern revisor som är medlem i föreningen (och därigenom potentiellt kan ha ett personligt intresse i ett ärende) eller välja en extern revisor som komplement till internrevisorn.

Styrelsemedlem får ej vara revisor

En av stämman vald medlem i styrelsen får inte vara revisor.

Revisorn ska utföra förvaltningskontroll, dvs. kontrollera att styrelsen utför sitt uppdrag samt att teknisk förvaltning sköts tillfredsställande.

Om revisorn var medlem i styrelsen så skulle hen i slutändan granska sitt eget arbete och skulle därför vara jävig.

Styrelsen får inte utse revisorn

Styrelsen får inte ensam ansvara för valet av revisor, det är föreningens stämma som ska utse revisorn. Ett undantag finns: om stämman delegerat till styrelsen att utse revisor och att stämmobeslutet protokollförts och signerats.

Revisorn får inte sköta bokföringen

Revisor år ej sköta, biträda vid eller ansvara för förenings bokföring.

Revisorn ska utföra ekonomisk kontroll dvs. objektivt granska redovisningen och påpeka eventuella felaktigheter samt ställa krav på att fel korrigeras.

Om revisorn vore involverad i bokföringen så skulle hen i slutändan granska sitt eget arbete och skulle därför vara jävig.

Revisorn har tystnadsplikt

Under förtroendeuppdraget får revisorn kunskap om föreningens verksamhet och ekonomi som ska behandlas konfidentiellt. Revisorn har alltså tystnadsplikt.

En auktoriserad revisor har särskild revisorsutbildning

För auktorisation som revisor krävs minst kandidatexamen (i valfritt ämne) från högskola/universitet, praktisk utbildning om minst tre år på heltid, godkänt prov hos Revisorsinspektionen samt att revisorn yrkesmässigt bedriver revisionsverksamhet.

Nämnvärda krav på erfarenhet av revision av bostadsrättsföreningar ställs däremot inte på auktoriserade revisorer.

Auktoriserade revisorer är medlemmar i FAR

FAR – Föreningen Auktoriserade Revisorer – är en branschorganisation inom redovisning, revision och rådgivning.

Läs mer på: https://www.far.se/

Lagen kräver inte att bostadsrättsföreningar har auktoriserad revisor, men stadgarna kan föreskriva det

• • Det ställs inte lagkrav på att någon svensk bostadsrättsförening ska ha auktoriserad revisor. I Sverige finns nämligen ingen bostadsrättsförening som är så stor att lagkravet på auktoriserad revisor uppfylls! I ett (teoretiskt) undantagsfall ska visserligen föreningens revisor ha revisorsexamen, nämligen när minst två av följande villkor uppfylls för vart och ett av två senaste åren: a) fler än 50 anställda b) balansomslutning över 40M kr c) nettoomsättning över 80M kr. 

  • I det fall föreningens stadgar råkar föreskriva att föreningen ska ha auktoriserad revisor, behöver stadgarna uppdateras inför val av revisor med annan formell kompetens. Mall för stadgar finns på Bolagsverket.se.

En lekmannarevisor är en revisor som inte är auktoriserad

I sådan ekonomisk förening som har revisionsplikt, t.ex. bostadsrättsförening, brukar en vald revisor som inte uppfyller de formella kraven som ställs på auktoriserad eller godkänt revisor (s.k. kvalificerad revisor) kallas för lekmannarevisor.

Lekmannarevisor är sådan person eller revisionskonsultfirma som utsetts till att allmänt granska att föreningens verksamhet sköts ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredställande. Lekmannarevisorn ska även granska att föreningens interna kontroll är tillfredsställande.

Revisorn ska väljas på föreningsstämman

Revisor(er) ska väljas av behöriga medlemmar. Valet av revisor sker på föreningsstämman fram till slutet av nästa ordinarie föreningsstämma.

Stämman kan dock när som helst byta revisor, vilket normalt sett kräver en extra stämma.

Revisorn bör normalt sett inte var med på föreningsstämman

Lagen kräver inte att revisorn medverkar på föreningsstämman.

Som regel har revisorn då ingen annan uppgift än att läsa upp (delar av) revisionsberättelsen. 

Det hör därför till ovanligheterna att extern revisor medverkar under stämman.

Det råder visserligen delade meningar om huruvida revisorn bör medverka på stämman eller ej; vårt svar på frågan får anses vara subjektivt och med hänsyn tagna till möjligt mervärde och faktiska kostnadsökning för föreningen.

• Om föreningens revisor är medlem i föreningen så äger hen rätt att delta på stämman och bör för all det göra det. 

• Om föreningen har extern revisor så finns normalt sett få affärsmässiga motiv (i föreningens perspektiv, revisorn själv önskar däremot kanske delta - för att tjäna mer pengar!) till att revisorn ska medverka. 

  • Revisorn ska inte påverka medlemmars beslut på annat sätt än att redogöra för faktiska förhållanden och, eventuellt, regelverk. 

  • Handlar medlemmars eventuella frågor om redovisningen så kan den ekonomiska förvaltaren i regel ge spontana svar på dessa snabbare än vad revisorn kan; därför rekommenderar vi snarare att ekonomiförvaltaren deltar.

• I det fall revisorn skrivit en s.k. "oren" revisionsberättelse kan det dock vara på sin plats att revisorn faktiskt är med på föreningsstämman, fysiskt eller on-line. 

I annat fall än då revisorn skrivit en s.k. oren revisionsberättelse rekommenderar vi att föreningen besparas för den merkostnad som skulle uppstå genom extern revisors medverkan.

Lagen kräver inte att revisorn registreras hos Bolagsverket

Bostadsrättsföreningens revisor behöver enligt lagen inte registreras av Bolagsverket (på Verksamt.se). 

Lagkravet på registrering av bostadsrättsföreningens revisor är identiskt med lagkravet på auktoriserad revisor, nämligen när minst två av följande villkor uppfylls för vart och ett av två senaste åren: a) fler än 50 anställda b) balansomslutning över 40M kr c) nettoomsättning över 80M kr. Och någon så stor bostadsrättsförening finns inte i Sverige.

Det kan dock finnas andra och goda skäl för att ändå registrera revisorn.

Det kan löna sig att registrera revisorn hos Bolagsverket

Det finns inget allmängiltigt svar på om det är bäst för föreningen att registrera revisorn eller ej. Det beror bl.a. på hur den aktuella revisorn arbetar (revisorn begär det kanske) samt om föreningen kan slippa undan avgifterna till Bolagsverket. 

För moderna revisorer är det fördelaktigt av vara registrerade då det kan förenkla deras administrativa arbete i samband med årsrevisionen. 

• Registrerad revisor kan lättare få access till registrerad information om föreningen hos Bolagsverket, Skatteverket, Lantmäteriet m.fl. - vilket kan underlätta revisionen. 

• Revisorn kan även tänkas använda andra verktyg som kräver eller vars tillträde förenklas med BankID. 

Det är därför inte konstigt om en modern revisor förutsätter att bli registrerad hos Bolagsverket. Om hen sedan inte registreras av föreningen så är det är det skäligt ifall revisorn begär tilläggsersättning för administrativt merarbete. 

Ofta kan man slippa avgiften för att registrera revisorn hos Bolagsverket

Registrering av revisor är förknippad med en avgift till Bolagsverket. Sådana vill man givetvis minimera. 

Tips för att kunna registrera revisorn kostnadsfritt

1. Om föreningen har registrerad revisor hos Bolagsverket som inte valts om, så måste den förra revisorn avregistreras när ny revisor valts. Då är det lönt att registrera den nya revisorn samtidigt. Avgiften blir hursomhelst densamma.

2. I de flesta bostadsrättsföreningar sker ändringar i styrelsesammansättningen ganska ofta. Varje sådan ändring måste registreras hos Bolagsverket. Registrera föreningens revisor samtidigt ni registrerar ändringen av styrelseledamöter! Avgiften blir hursomhelst densamma.

Revisionen - vad revisorn kollar i föreningen

Årsrevisionen är ett ganska omfattande arbete. Revisorn…

• Granskar föreningens processer, rutiner och interna kontroll.

• Kontrollerar att lagstiftning och regelverk kring redovisning, skatter och avgifter följts.

• Granskar föreningens verifikationer (översiktligt, samt stickprov).

• Granskar bokslutet samt utför revision av Årsredovisningen.

  • Kontrollerar att IB motsvarar föregående års UB i balansräkningen samt att omföring av föregående års resultatdisposition gjorts.

  • Kontrollerar att avskrivningar på fastighet, fastighetsförbättringar och inventarier gjorts enligt tillämpligt regelverk (normalt enl. K2) och med rätt avskrivningstid.

  • Kontrollerar om gjorda inköp och förbättringar är att betrakta som investeringar alt. driftskostnader.

  • Kontrollerar attestlistan.

  • Granskar uttag från föreningens bankkonton, avseende underlag för utbetalning, verksamhetsrelevans samt rätt attestering.

  • Stämmer av likvidkonto mot engagemangsbesked.

  • Kontrollerar bokförda skulder mot engagemangsbesked.

  • Kontrollerar leverantörsbetalningar avseende verksamhetsrelevans och rätt attestering.

  • Kontrollerar utbetalningar till förtroendevalda samt korrekt attestering.

  • Kontrollerar att ev. skatter och avgifter är betalda i rätt tid.

  • Kontrollerar kontoutdrag från Skatteverket.

  • Kontrollerar, i det fall föreningen är momsskyldig, att bokföring av moms gjorts rätt.

  • Kontrollerar att förslaget till resultatdisposition överensstämmer med stadgarna.

• Utför förvaltningsrevision, dvs. kontroll av styrelsens förvaltning, utifrån mötesprotokoll samt verkställande av beslut.

  • Granskar samtliga styrelseprotokoll för verksamhetsåret.

    • Kontrollerar ordning i samt numrering av protokoll, tillika att protokoll ej saknas.

    • Kontrollerar att styrelsens beslut formellt sett är riktiga och att styrelsen i besluten följt

•  bostadsrättslagen och förenlig lag

• föreningens stadgar

• instruktionerna från stämman.

• Kontrollerar att fattade beslut har verkställts.

• Granskar interna arvoden samt arvoden av väsentlighet.

• Kontrollerar att fastigheten är försäkrad.

• Kontrollerar att styrelsen har ansvarsförsäkring.

• Kontrollerar om underhållsplan finns samt att planen följts.

• Kontrollerar att föreningens rutiner följts vid ev. större upphandling eller avyttring, i enlighet med medlemmarnas intresse.

• Kontrollerar att revisors tillgång till Årsredovisning och årssammanställning följs i enlighet med stadgarna, så att granskningen kan utföras i god tid innan föreningsstämman.

En revisorssuppleant er en reserv för föreningsvald revisor

Revisorssuppleantens uppgift är att utföra revisorns arbete om revisorn inte kan uppfylla sitt uppdrag. Man kan alltså se suppleanten som en reserv för och eventuell ersättare till den valde revisorn under den aktuella året.

De formella behörighetskraven på suppleanten är de samma för revisorn och för revisorssuppleanten. 

Lagen kräver (tyvärr) inte att bostadsrättsföreningen ska ha  revisorssuppleant

Bostadsrättslagen kräver inte att en bostadsrättsförening har vare sig en eller flera revisorssuppleanter.

Om föreningens stadgar föreskriver att föreningen ska välja suppleant(er) så ska val av sådan(a) ske på föreningsstämman, precis som valet av revisor(er).

Om revisorn får förhinder är det gott att ha en revisorssuppleant

Om föreningen valt revisorssuppleant och revisorn får förhinder så slipper föreningen att inför årsrevisionen göra ett hastigt arbete med att leta fram nya revisorskandidater samt att ha extra stämma för att välja ny revisor till att utföra årets revision.

I stället tar suppleanten över den valde revisorns arbete.

En god underhållsplan är A och O för ekonomistyrningen

Nyckeltal, kontrollpunkter och checklistor i all ära; de bästa verktygen för ekonomistyrning i en bostadsrättsförening är underhållsplanen och budgeten.

Och utan en aktuell underhållsplan är det svårt att göra en realistisk budget.

Kommersiella företag önskar i regel uppvisa ett positivt ekonomiskt resultat och gärna ett som är högre än tidigare.

I bostadsrättsföreningar förhåller det sig annorlunda: stabilitet är A och O. En BRF kan mycket väl uppvisa negativt ekonomiskt resultat såtillvida att det finns en hållbar budget och finansieringsplan. 

Och den budgeten förankras alltså i underhållsplanen.

Underhållsplanen hjälper revisorn att granska föreningsekonomin

Likväl som de bästa verktygen för ekonomistyrning i en bostadsrättsförening är underhållsplanen och budgeten så är dessa de bästa verktygen som revisorn har när det kommer till den ekonomiska kontrollen.

En rättvisande BRF-revision förutsätter ingående kunskap och analyser. Regelverket K2, som det stora flertalet bostadsrättsföreningar använder, är inte riktigt anpassat för bostadsrättsekonomi och traditionell, enkel analys av Årsredovisning m.m.

Därför bör revisorn lägga extra vikt på att granska det bostadsrättsföreningsunika, såsom underhållsplan, budget och vilka interna strategier föreningen har för att kunna finansiera framtidens projekt.

Revisorn ska få alla begärda dokument från styrelsen/ ekonomiförvaltaren inför årsrevisionen

Styrelsen och/eller den ekonomiska förvaltaren ska i god tid delge revisorn all efterfrågad information. 

Dokument och information som revisorn behöver är:

• Underhållsplan.

• Budget.

• Samtliga protokoll (styrelseprotokoll, stämmoprotokoll, konstituerande mötesprotokoll) för verksamhetsåret. Dessa ska vara numrerade efter bokslutsperioden samt justerade/signerade.

• Bokslutsmaterial (kommer oftast från föreningens redovisningsbyrå / ekonomiska förvaltare).

• Utkast till årsredovisning samt förvaltningsberättelse.

• Föreningens aktuella stadgar.

• Väsentliga avtal.

• Försäkringar.

• Engagemangsbesked från alla banker/låneinstitut.

• Kontaktuppgifter till eventuell internrevisor.

Revisorn ska senast ha fått årsredovisningen m.m. 6 veckor innan stämman

Revisor(erna) ska enligt lag ha mottagit årsredovisningen för granskning senast sex veckor före årsstämman. 

(För att kunna granska årsredovisningen ska revisorn även ha tillgång till övrigt underlag enligt ovan.)

Revisor bör sedan ha returnerat påskriven årsredovisningen inklusive sin revisionsberättelse till föreningen (samt, i förekommande fall, även sin revisionsmemoria till styrelsen) senast tre veckor före stämman.

Revisorn brukar ställa ett antal frågor till frågor till styrelsen

I samband med revisionen bör revisorn avkräva styrelsen ett antal svar. Flera av dessa kan utläsas av protokoll men granskningen kan både underlättas och förtydligas genom dialog med styrelsen, i vissa fall kan ytterligare dokumentation/skriftliga utlåtanden utkrävas av styrelsen.

Exempel på frågor:

- Har styrelsen varit beslutsför?

• Under styrelsemöten, har styrelsen varit beslutsför vid alla beslut?

Det krävs att fler än hälften av ledamöterna varit närvarande. Om föreningens stadgar t.ex. föreskriver att ni ska vara minst 5 ledamöter i styrelsen, innebär detta att minst 3 personer måste närvara på varje möte för att styrelsen ska vara beslutsför.

- Har styrelsen (även i övrigt) följt föreningens stadgar?

• Har styrelsen följt stadgarna i alla styrelsebeslut?

• Om inte, vad är motiveringen?

• Har föreningens stadgar reviderats under verksamhetsåret?

Översyn över stadgarna bör göras varje år och i förekommande fall revideras för att aldrig vara i konflikt med gällande bostadsrättslagstiftning m.fl. eller medlemmarnas intressen.

- Har styrelsen tagit hänsyn till stämmodirektiv och agerat i medlemmarnas ekonomiska intresse?

• Har föreningen gjort investeringar utöver planerat underhåll?

  1. 1. • • Har sådana investeringar i så fall röstats igenom av stämman dessförinnan?

• Vid ev. större upphandling eller avyttring: har föreningens rutiner följts, i enlighet med medlemmarnas intresse?

- Har styrelsen varit potentiellt jävig?

• Har någon styrelseledamot hamnat i jävssituation ("part i målet", beroendesituation eller annan lojalitet) under verksamhetsåret?

  1. 1. • I så fall, hur har styrelsen hanterat jävssituationen?

- Har avskrivningarna gjorts korrekt?

• Har alla avskrivningar på fastighet, fastighetsförbättringar och inventarier gjorts enligt det regelverk som ska tillämpas (K2 eller K3)?

• Har rätt avskrivningstid valts?

- Har styrelsen säkerställt att rätt försäkringar finns?

Det handlar huvudsakligen om lagstadgade försäkringar*, men det kan även finnas andra och i stadgarna föreskrivna försäkringar, eller genom stämmodirektiv beslutade försäkringar.

• Är fastigheten fullt försäkrad?*

• Har styrelsen ansvarsförsäkring?*

- Har styrelsen fått styrelsearvoden och/eller andra förmåner?

• Har styrelsen erhållit arvoden under verksamhetsåret?

  • Har styrelsen i så fall tagit ut arvoden utöver vad stämman beslutat att arvodet skulle vara under verksamhetsåret?

• Hur stort blev det totala arvodet till styrelsen samt eventuellt tillägg i form av sociala avgifter?

• Har styrelsen fått andra förmåner? (Det kan t.ex. handla om middag i anslutning till styrelsesammanträden.)

Förening som betalar en person mer än 1000 kronor under ett kalenderår ska registrera sig som arbetsgivare hos Skatteverket samt betala arbetsgivaravgifter och göra skatteavdrag. Det gäller även när styrelseledamot erhåller arvode.

- Har underhåll gjorts enligt underhållsplan?

• Finns en underhållsplan för fastigheten?

• Har underhåll gjorts under verksamhetsåret?

• Vilket/vilka underhåll har i så fall gjorts? Vad är avslutat och vad är pågående?

• När underhållsplan finns, har uppföljning av verkligt utfall skett mot underhållsplanen?

• Om underhåll inte gjorts under verksamhetsåret: finns stödbudget för underhåll? Hur påverkas medlemsavgiften? (Planeras avgiftshöjning under den kommande bokslutsperioden?)

- Har föreningen dolda tillgångar?

En dold tillgång är en tillgång som inte framstår tydlig i den ekonomiska redovisningen. Dolda tillgångar kan t.ex. vara föreningslokal, vindsutrymme eller andra ytor som skulle kunna säljas/omvandlas till bostadsrätt, hyresrätt eller lokal.

• Har föreningen några tillgångar som det inte redogörs för öppet i den ekonomiska redovisningen?

• Har försäljning av dold tillgång skett till ledamot eller närstående? 

  • Har i så fall tillgången marknadsvärderats av oberoende mäklare?

Revisionsberättelsen redogör för revisorn bedömning av årsredovisningens korrekthet

Revisorn överlämnar ett dokument - revisorns revisionsberättelse för räkenskapsåret - till föreningens stämma. Av revisionsberättelsen framgår huruvida revisorn anser årsredovisningen överensstämma med faktiska förhållanden eller ej samt om den ger en rättvis bild av föreningens ekonomiska ställning och resultat.

Revisorn kan lämna sin revisionsberättelse först när styrelseledamöterna skrivit på årsredovisningen

Revisorn kan lämna sin revisionsberättelse först när årsredovisningen anses vara upprättad (enligt Bokföringsnämndens allmänna råd). 

Hen kan således först lämna revisionsberättelsen efter det att styrelseledamöterna skrivit under årsredovisningen.

Det finns formkrav på revisionsberättelsen

En revisionsberättelse ska innehålla följande:

• Föreningens namn samt organisationsnummer.

• Vilken räkenskapsperiod som avses.

• Utlåtande om gällande lagar som följts vid revisionen samt eventuella avvikelser eller tveksamheter (exv. möjliga övervärderade tillgångar).

• Grövre fel ska påpekas (exv. sådana som kan medföra skadeståndsskyldighet).

• Eventuella övriga upplysningar som revisorerna vill ge medlemmar och intressenter.

• Eventuella anmärkningar som rör registrering av samt inbetalning av skatter och avgifter.

• Rekommendation till årsstämman, att fastställa balans- och resultaträkningen eller inte.

• Rekommendation till årsstämman, att fastställa styrelsens förslag till resultatdisposition eller inte.

• Rekommendation till årsstämman att ge styrelsen ansvarsfrihet eller inte.

En REN revisionsberättelse vill man ha, det är inte roligt att få en OREN revisionsberättelse

En REN revisionsberättelse är en revisionsberättelse som inte innehåller några anmärkningar.

Innehåller revisionsberättelsen tydlig kritik av vad revisorn funnit vid revisionen kallas den en OREN revisionsberättelse.

När revisorn mottar utkast till årsredovisningen samt övrigt material från föreningen eller föreningens ekonomiska förvaltare så upptäcker hen ganska ofta mer eller mindre allvarliga felaktigheter. Föreningen/förvaltaren har då, såtillvida att felet inte är graverande, möjlighet att göra korrigeringar innan den slutliga årsredovisningen är klar att undertecknas. Därför blir revisionsberättelsen som oftast ren i slutändan.

En revisionspromemoria är en skrivelse till styrelsen från revisorn som påpekar smärre fel samt förbättringsförslag

Om revisorn gör upptäckter som inte är så allvarliga att hen vill skriva en oren revisionsberättelse utan i snarare belysa smärre fel, påpeka förbättringsområden samt ge förslag på eller utkräva åtgärd, kan revisorn skriva ett revisions-PM till styrelsen.

Vid nästa årsrevision kan revisorn följa upp att styrelsen följt rekommendationerna - 

eller att styrelsen kan lämna skäliga förklaringar till varför så inte gjorts.

Revisorn får vara rådgivare till bostadsrättsföreningen

Revisorns huvuduppgift är att objektivt granska årsredovisning, bokföring och styrelsens förvaltning. Revisorn får även vara föreningens rådgivare.

Den möjliga rollen som rådgivare avser rådgivning i frågor som revisorn med hög grad av säkerhet kan avgöra att är i medlemmarnas allmänna intresse. 

Revisorn ska vara aktsam med att lämna råd till styrelsen som inte automatiskt kommer alla medlemmar tillkänna. Revisorn ska inte knyta personliga band med någon i styrelsen och bör ej heller inte i nämnvärd omfattning delta vid styrelsemöten.

Revisorn både får och bör ge råd som utmynnar i att ärenden hanteras rätt, samt eventuellt genomföra oberoende utredningar, vilka kan utmynna i alternativa valhandlingsalternativ. 

I roll av adjungerad/inbjuden till styrelsemöte har revisorn i regel yttranderätt och förslagsrätt men hen ska visa aktsamhet med att lämna råd om vad som ska beslutas. Om revisorn påverkar beslutsfattandet uppstår lätt jävssituation, då revisor vid den kommande revisionen står i risk för att granska sitt eget arbete.

När det sagts: en BRF bör ha en revisor som både kan och vill ge föreningen goda råd. Det är därför lönt att välja en extern revisor som är expert på just bostadsrättsekonomi.

Erfarna BRF-revisorer kan ge er BRF smarta råd avseende finansiering, effektivisering och kostnadsreduktion av förvaltning m.m. och kan således ofta bidra till att förbättra föreningens drift och ekonomi.

Det är värt att leta efter en revisor som kan göra bostadsrättsföreningen bättre

Hur vaskar man bäst fram riktigt bra revisorskandidater?

Inför årsstämman:

Låt valberedningen (om föreningen har sådan) hitta goda kandidater till ny revisor - sådana som inte bara är duktiga på ekonomi i allmänhet utan som verkligen kan just BRF-ekonomi. 

Gör en utvärdering av kandidaterna på lik linje med utvärderingen av den revisor ni har i dag.

• Kolla upp varje aktuell revisionsbyrå - vad är det som motiverar att respektive är expert på just BRF-revision?

• Hur många bostadsrättsföreningar har revisionsbyrån som kunder?

• Ta kundreferenser. Förhör er inte bara med referenser som byrån lämnar när ni frågar, utan kontakta även andra av byråns kunder. Ställ även frågor om hur revisorn fungerat som rådgivare!

• Hör även med er ekonomiska förvaltare om de känner till revisorn och vad deras intryck är. Tänk dock på att revisorn ofta påpekar fel som ekonomiförvaltaren gjort vilket kan vara känsligt. Att revisorn är lätt att samarbeta med - oberoende av vilka som gjort fel - är hursomhelst viktigt. Ekonomihanteringen, ekonomistyrningen och ekonomikontrollen är ändå ett "lagspel" där förening, förvaltare och revisor spelar på samma lag för att allt inte bara ska vara rätt, utan så bra som möjligt.

• Hur framstår revisorerna som ställer som kandidater när ni söker upp dem? 

• Är de lätta att nå? Kan de sina saker på rak arm? Är de frikostiga med råd och tips?

• Ställ gärna varje person kluriga frågor! 

Revisorn kan tipsa om mycket, bl.a. ge lönsamma finansieringsråd

Ett allmänt skäl till att avbetala (amortera) befintliga lån när det är möjligt är att låneräntan i regel är påtagligt högre än inskottsräntan. 

När skuld betalas av blir det även lättare att få få nya lån i framtiden, när det behövs.

Men det finns ytterligare motiv att amortera:

Bostadsrättsföreningar är återkommande i behov av underhåll på huset och det kan även vara aktuellt att göra investeringar i sådant som föreningen inte haft förut (nya komponenter, t.ex. att man önskar bygga en hiss).

När det gäller större investeringar så finns ett och annat att tänka på – utöver att det, beroende på föreningens ekonomi, kan komma att påverka skuldsättningen och medlemmarnas framtida avgifter till föreningen.

Även om föreningen är överlikvid (har en stor kassabehållning) så lönar det sig för de befintliga medlemmarna att föreningen inte använder de pengar man har på bok för att betala för projektet.

I stället kan man följa vad Hans Hiller, en av BRF-ekonomins ”Grand Old Men”, brukade kalla ”måndag-tisdag-principen”:

1. ”Måndag” tar föreningen upp ett öronmärkt lån för ett större planerat projekt.

2. ”Tisdag” (betalar föreningen leverantören och) amorterar bort så mycket som möjligt av lånet med fonderade pengar.

Varför? Jo, därför att det är gynnsamt privatekonomiskt för medlemmarna: amorteringar som föreningen gör under tiden en medlem är bosatt i föreningen klassas nämligen för medlemmen som s.k. indirekt kapitaltillskott vilket är avdragsgillt när hen ska betala sin reavinstskatt efter försäljningen. 

Se https://www4.skatteverket.se/rattsligvagledning/338290.html

I praktiken blir nya projekt 22% dyrare för medlemmarna om föreningen inte tar upp ett lån och amorterar!

Räkneexempel:

2012 köpte David en bostadsrätt med andelstal 10% för 1.000.000 kr, under 2022 sålde han den för 1.500.000 kr (dvs. med en ”vinst” på 500.000 kr).

Föreningen hade under perioden amorterat 2.000.000 kr på de samlade lånen.

Med en skattesats på 22% skulle Davids initiala reavinstskatt då bli 110.000 kr (0,22 x 500.000 kr)

David kan dock, tack vare föreningens amorteringar, säga att han gjort ett indirekt kapitaltillskott under sin period som ägare på 44.000 kr (2.000.000 x 0,10 x 0,22)

Davids reavinstskatt efter avdrag blev därför bara 66.000 kr (110.000 kr – 44.000 kr) i stället för 110.000 kr.

Även om det inte behöver påverka föreningens ekonomi så är det alltså bra för medlemmarna att man gör sådana!

Obs! Med hög inflation och en osäker räntebana så är det givetvis annat att tänka på också. Det är självfallet inte hälsosamt att amortera extra på ett befintligt bundet lån med en låg ränta för att ta upp ett öronmärkt lån till väsentligt högre ränta än så. 

Men, givet lika villkor i övrigt, så är det värt att följa ”måndag-tisdags-principen”. En liten räkneövning i det individuella fallet är det hursomhelst värt att göra.

Priset för revisorer varierar och de dyraste är sällan de bästa för just bostadsrättsföreningar

Hur mycket revisorn tar i arvode varierar väldigt. Bland annat påverkas priset av följande faktorer:

• Om föreningen är nybildad eller väl etablerad.

• Bostadsrättsföreningens storlek och komplexitet.

• Föreningens ordning och reda generellt men i synnerhet i protokoll, redovisning och övrigt underlag.

• Om revisorn känner till föreningen, dess styrning, rutiner och ekonomi sedan tidigare revisorsuppdrag eller om hen måste sätta sig in i föreningens historik, kontrollera att fel inte gjorts de föregående åren med m.m.

• Om revisorn enbart ska utföra årsrevision eller även medverka vid annat uppdrag för föreningen.

• Omfattningen av rådgivning under året.

• Om revisorn är auktoriserad revisor eller inte.

• Revisorns Brf-kompetens – kunskap och erfarenhet av Brf-ekonomi.

Några internrevisorer som är medlemmar i sin förening utför revisionsarbetet gratis, andra får betalt några tusenlappar. Det är rimligtvis ingen skälig eller marknadsmässig ersättning för en yrkesrevisor.

Om det inte handlar om ”hobbyrevisorer” så är timpriset för externa revisorers arbete som oftast i intervallet 800-2000 kr/t (exkl. moms).

För enkel extern revision av en BRF inkl. ett fåtal enkla frågor till revisorn under året ligger priset oftast i intervallet 12000-25000 kr (exkl. moms) för mindre föreningar och 25000-45000 kr (exkl. moms) för medelstora föreningar.

Auktoriserade revisorer är i regel klart dyrare än revisorer som inte har revisorsexamen.

Det finns gott om exempel på föreningar som betalat en auktoriserad revisor flera hundra tusen kr på årsbasis men då har omfattande konsultation utöver årsrevision inkluderats i arvodet.

(Vi har märkt oss att sådana revisorer tillåtit att hela kostnaden bokförts på konto 6421 Revision, vilket inte är korrekt. Det ska antingen debiteras den övre kontoklassen 6420 Ersättningar till revisor, eller helst, delas upp på underkontona 6421 Revision och konto 6422 Rådgivning. Dessa föreningar har alltså haft en både dyr, slarvig ... och auktoriserad revisor …)

Om föreningen lyckas hitta en riktigt prisvärd auktoriserad revisor med rejäl erfarenhet av BRF-ekonomi och med goda referenser: välj den revisorn, det finns nämligen inte många sådana och ännu färre som har kapacitet för ytterligare uppdrag.

I annat fall rekommenderar vi att välja en ekonom med omfattande erfarenhet av BRF-ekonomi, fast utan formell revisorsexamen, till revisor.

Bostadsrättsföreningar bör välja en erfaren BRF-revisor framför en auktoriserad revisor som mestadels jobbat med bolag

Föreningslagen och lagen om bostadsrättsföreningar ställer inte krav på att en BRF ska ha auktoriserad revisor. 

Lagen förutsätter inte heller, av förklarliga skäl, att föreningen har godkänd revisor: den titeln utfärdas inte längre. Ändå har många BRF er inskrivet i sina stadgar att de ska ha sådan.

För eventuella föreningar - av större storlek än någon befintlig BRF i Sverige - görs ett undantag avseende revisorskravet: auktoriserad revisor skulle behövas i en BRF-bjässe som uppfyllt minst två av följande villkor: a) fler än 50 anställda b) balansomslutning över 40M kr c) nettoomsättning över 80M kr - för vart och ett av två senaste åren. 

Trots att lagkrav inte finns har ganska många bostadsrättsföreningar (om än ständigt färre) i sina stadgar frivilligt inskrivet att revisorn ska vara auktoriserad eller godkänd. Föreningarna har givetvis gjort så därför att de önskar en duktig och erfaren revisor.

En auktoriserad revisor har dokumenterad yrkesskicklighet. För medlemmarna i en BRF kan det kännas betryggande att ha en sådan. Men hur förnuftigt är det?

Den iögonfallande nackdelen med att ha en auktoriserad revisor är att arvodena för revision och rådgivning blir höga. Det känner man till i föreningarna.

Vad inte många reflekterat över är dock att auktoriserade revisorer i regel har ringa erfarenhet av att arbeta med bostadsrättsföreningar. Fast hur skulle de kunna bli erfarna? De jobbar ju nästan bara med aktiebolag:

I Sverige finns det:

• ca 3.100 auktoriserade revisorer

• nästan 630.000 aktiebolag

• ca 30.400 bostadsrättsföreningar, varav ca 1.500 önskar auktoriserad revisor.

Medan en vanlig kundportfölj av aktiebolag för en auktoriserad revisor är ca 250 så får hen i genomsnitt revidera enbart 0,5 bostadsrättsförening per år.

Då är det inte lätt att bli BRF-expert.

Föga förvånande har erfarna revisorer som uteslutande arbetar med bostadsrättsföreningar sett hur flera auktoriserade revisorer behållit bolagsglasögonen på när de reviderat föreningar. Riktiga BRF-revisorer har följaktligen fått göra ett och annat för att optimera föreningens ekonomi när de tagit över arbetet efter en sådan auktoriserad revisor. Det har handlat om att föreningen tidigare fått betala onödigt hög skatt, att revisorn inte uppmärksammat styrelsen på att vald finansieringsform påverkat medlemmar negativt privatekonomiskt vid framtida realisation, samt rena felaktigheter. 

Föreningar som är fullt nöjda med sin befintliga auktoriserade revisor, både med arbete och pris, bör inte ens överväga att byta revisor. Sådana revisorer växer inte på träd.

Föreningar som inte upplever att så är fallet är fria att välja en icke-auktoriserad revisor, även om det i vissa fall kräver att stadgarna uppdateras.

Om föreningen sedan ska välja en icke-auktoriserad revisor så är det givetvis avgörande att den som väljs både är kvalificerad för och erfaren avseende just BRF-revision. Allt fler föreningar väljer en extern, renodlad BRF-revisor – och får en riktig expert till ett långt fördelaktigare pris än för en auktoriserad revisor.

Bara stämman kan avsätta revisorn

Enbart den som valt revisorn kan avsätta revisorn. Har föreningens stämma valt revisorn är det alltså enbart stämman som kan avsätta revisorn. 

Revisor entledigas genom att annan revisor väljs på stämma

Revisorn avsätts genom att ordinarie eller extra föreningsstämma väljer en annan revisor och sedan meddelar den tidigare valde revisorn beslutet.

Om revisorn avgår: kalla till stämma eller låt suppleant utföra revisionen

Om revisorn meddelat avgång i förtid, insjuknat, fått annat förhinder eller avlidit kan bostadsrättsföreningen 

1. kalla till extra stämma för att välja ny revisor, eller

2. låta revisorssuppleant (om sådan finns) utföra revisionen.

Några revisorer tillåter dessutom att bli invalda retroaktivt (som ersättare för den för det gångna räkenskapsåret valde revisorn), på ordinarie föreningsstämma. Detta alternativ må hända vara juridiskt hållbart, men följer knappast lagens intentioner och är ej heller i enlighet med FARs rekommendationer eller branschpraxis i föreningar. 

Revisorn som gör större fel i arbetet kan bli skadeståndsskyldig om det orsakat skada

Revisorns ansvar är ganska omfattande, så är även sanktionerna vid misskötsel.

För att revisorn ska kunna bli skadeståndsskyldig förutsätts att hen fått ett sanningsenligt, komplett och överskådligt underlag från föreningen och/eller ekonomiförvaltaren - och sedan klantat till det ganska rejält:

• Om revisorn i revisionsberättelsen inte påpekat större fel som upptäckts, eller som, under alla normala omständigheter borde ha påpekats av en allmänt ekonomikunnig person, bör i första hand allvarlig kritik riktas mot revisorn.

• Om revisorns fel inneburit att medlemmar och andra intressenter fått ej oväsentlig och felaktig information avseende föreningens ekonomi och/eller förvaltning, kan revisorn bli skadeståndsskyldig.

• Revisor kan även ställas till ansvar om hen på felaktig grund skrivit en s.k. oren revisionsberättelse samt avstyrkt ansvarsfrihet eller fastställ­ande av balans- och resultaträkning, eller angivit felaktiga upplysningar i revisionsberät­telsen. Har föreningen och/eller enskild ledamot därav lidit skada, kan revi­sorn även i detta fall bli skadeståndsskyldig.

Revisor - såväl extern och intern sådan - bör rimligtvis alltid ha ansvarsförsäkring.

Bostadsrättsföreningen - en ekonomisk förening att bo i

Bostadsrättsföreningen är en form av ekonomisk förening. Bostadsrättsföreningens ändamål är att i föreningens hus upplåta lägenheter till medlemmarna med bostadsrätt, utan tidsbegränsning.

En BRF upplåter lägenheter med bostadsrätt

Enbart bostadsrättsföreningar får upplåta lägenheter med bostadsrätt. 

• Upplåtelse av lägenhet med bostadsrätt får enbart ske till den som är medlem i föreningen. 

• Upplåtelse ska ske utan tidsbegränsning.

• Bostadsrättsföreningen ska ha minst tre medlemmar.

• Föreningen ska bestå av minst tre lägenheter/lokaler upplåtna med bostadsrätt. 

• Bostadsrättsföreningen ska ha en styrelse med minst tre personer som företräder medlemmarna.

• Föreningen ska ha minst en revisor.

• Föreningens styrelse och revisor(er) ska väljas av föreningsstämman.

• Innan bostadsrätt får upplåtas ska föreningens ekonomiska plan registrerad hos Bolagsverket.

• Bostadsrättsförening är bokföringsskyldig och ska varje år upprätta en årsredovisning och förvaltningsberättelse.

• Föreningens revisor ska upprätta en revisionsberättelse. 

Enbart medlemmar får äga bostadsrätt

För att äga en bostadsrätt måste man ha godkänts som medlem i föreningen.

Ett undantag gäller vid ombildning av hyresrätter, då kan hyresgästen bli medlem i bostadsrättsföreningen innan fastigheten förvärvats. 

Bostadsrättsföreningar regleras av ett flertal lagar

Bostadsrättsföreningars verksamhet regleras bl.a. av Lagen om ekonomiska föreningar och den underlydande Bostadsrättslagen, men även av ett flertal andra lagar:

• Lagen (2018:672) om ekonomiska föreningar

• Bostadsrättslagen (1991:614)

• Bokföringslagen (1999:1078)

• Bostadsrättsförordningen (1991:630)

• Lagen (2018:1653) om företagsnamn

• Förordningen (2018:759) om ekonomiska föreningar

• Förordningen (1995:665) om revisorer

• Förordningen (1995:1633) om vissa årsredovisningsfrågor

• Lagen (1987:668) om införande av lagen (1987:667) om ekonomiska föreningar

• Lagen (1991:615) om omregistrering av vissa bostadsföreningar till bostadsrättsföreningar

• Lagen (1982:352) om rätt till fastighetsförvärv för ombildning till bostadsrätt eller kooperativ hyresrätt

• Revisorslagen (2001:883)

• Årsredovisningslagen (1995:1554)

Information om lagarna som gäller för bostadsrättsföreningar finns även på Bolagsverket.

Bostadsrättsföreningens stadgar är dess egen "lagbok"

Stadgarna utgör bostadsrättsföreningens grundläggande regelverk, inom lagens ramar. Stadgarna kan vara väldigt omfattande och detaljerade.

Medlemmarna fastställer reglerna genom stämmobeslut

Föreningsstämman beslutar om stadgarna. 

Stadgarna måste registreras hos Bolagsverket

Stadgarna ska vara registrerade hos Bolagsverket och är en offentlig handling. 

Om stadgarna skrivits om men inte registrerats så är de inte giltiga.

Stadgarna ska uppfylla flera formkrav

Stadgarna ska innehålla information om:

• bostadsrättsföreningens namn

• föreningens verksamhet

• styrelsens säte

• medlemsavgifter, såsom upplåtelseavgift, överlåtelseavgift m.fl. samt hur respektive ska uträknas.

• antalet styrelseledamöter och -suppleanter samt hur länge uppdragen ska gälla

• antalet revisorer och eventuella -suppleanter samt hur länge uppdragen ska gälla

• föreningens räkenskapsår

• vilka ärenden som ska finnas med på den ordinarie föreningsstämman

• på vilket sätt kallelsen till föreningsstämman ska ske

• vinstfördelning samt reglerna för

• vilka medel som ska avsättas för att säkerställa underhållet av föreningens hus

• vilket ansvar föreningen respektive bostadsrättshavaren har när det gäller underhåll och reparationer

• vad som ska ske med tillgångarna vid avveckling av bostadsrättsföreningen.

Föreningsstämman är chefen

Stämman är bostadsrättsföreningens högsta beslutande organ. 

Föreningen ska hålla en årlig föreningsstämma inom sex månader från räkenskapsårets utgång. Styrelsen kallar till föreningsstämman.

Vad är ordinarie stämma?

Ordinarie föreningsstämma är sådan som krävs enligt lag och som finns inskriven i föreningens stadgar.

Vad är föreningens årsstämma?

Den årliga föreningsstämman kallas även årsstämma (och årsmöte).

Vad är föreningens årsmöte?

Den årliga föreningsstämman kallas även årsmöte (och årsstämma).

Alla medlemmar får delta på föreningsstämman

Alla medlemmar i föreningen har rätt att delta på stämman. Medlem har en röst om inte stadgarna säger annat. Från 2023-01-01 finns det lag på att medlem inte får ha mer än en röst.

(Ekonomiförvaltare, teknisk förvaltare, annan expert samt revisor kan bjudas till stämman i rollen av sakkunniga.)

Medlems deltagande på stämman är frivilligt

Tyvärr har många bostadsrättsföreningar enbart ett fåtal medlemmar som aktivt engagerar sig i föreningsarbetet. 

Det är inte heller ovanligt att väldigt få medlemmar dyker upp på stämman. 

Lagen säger inget om hur många som måste delta på stämman för att den ska vara giltig. 

Ordföranden måste givetvis närvara på stämman och det antal justerare som stadgarna föreskriver måste vara med. 

Vanligtvis kräver stadgarna två justeringspersoner, men om stadgarna enbart kräver en sådan så kan stämman vara giltig med ordförande som protokollförare och justerare. 

Skrivelse till medlemmarna med önskemål om önskat engagemang bör utfärdas vid lågt deltagande.

I regel är föreningsstämman giltig även om få deltar

Medlemmarna i föreningen äger rätten, men har ingen skyldighet, att närvara vid föreningsstämman. Se även ovan.

Stämman kan fatta många beslut, några är obligatoriska

Föreningsstämman kan tänkas fatta beslut om så mångt. Hur mycket regleras bl.a. av stadgarna. Obligatoriskt är att stämman beslutar om

• vilka ledamöter som ska ingå i föreningens styrelse samt eventuella suppleanter för dessa 

• ansvarsfrihet för styrelsen

• fastställandet av resultaträkningen och balansräkningen

• vem/vilka som ska utses till revisorer(er) samt eventuella revisorssuppleant(er)

• ändring av stadgarna.

Årsredovisningen ska ha upprättats innan stämman hålls

Det är inte tillåtet att hålla årsstämman innan årsredovisningen är upprättad. 

Samtliga personer ska ha skrivit på årsredovisningen inför stämman och medlemmarna ska ges tillgång till kopia av det påskrivna dokumentet minst två veckor innan stämman.

Föreningen kan även ha extrastämma

En extra stämma är en föreningsstämma som tillkommer utöver vad som regleras avseende ordinarie stämma i föreningens stadgar. 

Extrastämma förutsätter att man kan besluta om ett viktigt ärende

En extra föreningsstämma, alltså utöver vad lagen kräver och stadgarna föreskriver, förutsätter att det finns ett relevant ärende att behandla för föreningen, vilket kan bli föremål för beslut på stämman.

Styrelsen kan under ordinarie föreningsstämman få stämmans uppdrag att kalla till extra föreningsstämma: för att behandla vissa frågor vid ett senare tillfälle, men innan nästa ordinarie föreningsstämma.

Styrelsen kan även själv vara initiativtagare till en extra stämma, när den anser det vara behövligt, eller önskvärt, i enlighet med aktsamhetsprincipen:

Styrelsen bör ge samtliga medlemmar med rösträtt tillfället att medverka när vissa föreningsbeslut tas som ej färdigbehandlats på ordinarie stämma. Det kan också vara så att ett styrelseförslag innebär stora kostnader för föreningen eller att styrelsen antar att medlemmarna kan tänkas motsätta sig ett styrelsebeslut. (Extra) stämman är då lämplig beslutsinstans.

Extra föreningsstämma ska kunna hållas när:

• styrelsen anser att det är behövligt

• revisor skriftligen motiverar och begär det

• minst 1/10 av föreningens medlemmar skriftligen motiverar och begär det.

Det är även aktuellt att kalla till extra föreningsstämma för nyval av revisor, i det fall bostadsrättsföreningen endast har en revisor utan suppleant(er) och att den valde revisorn inte kan fullfölja sitt uppdrag.

När minst 1/10 av medlemmarna eller revisor begärt det ska styrelsen kalla till extra stämma senast 14 dagar efter att skriftlig begäran inkommit. Om så inte skett kan enskild ledamot, medlem, eller revisor vända sig till Bolagsverket som sedan ska utfärda kallelse till extra stämma avseende ärendet.

Kallelsen till stämman ska skickas ut i god tid

Kallelse till ordinarie föreningsstämma får utfärdas tidigast sex veckor och senast fyra veckor innan stämman. 

Stadgarna kan emellertid föreskriva att kallelse kan ske senare än fyra veckor, dock senast två veckor före stämman.

Kallelse till extra föreningsstämma ska skickas ut tidigast sex veckor och senast två veckor innan föreningsstämman. Fast: om den extra föreningsstämman ska behandla

• ändring av stadgarna

• beslut om fusion/samgående eller 

• beslut om likvidation 

så gäller samma tider som för ordinarie stämma.

Kallelsen till stämman kan i regel skickas elektroniskt

Bostadsrättsföreningen kan som oftast distribuera information till medlemmarna elektroniskt (t.ex. med e-post), inklusive kallelse till föreningsstämma, även om stadgarna skulle föreskriva annat. Följande förutsätts då:

1. Stämman måste ha beslutat att det ska vara tillåtet.

2. Tillförlitlig rutin måste finnas så att alla kan nås.

3. Varje medlem måste ha samtyckt.

Får föreningen hålla digital stämma?

Från årsskiftet 2024 tillåter Bostadsrättslagen och den överordnade lagen om ekonomiska föreningar bostadsrättsföreningar att hålla föreningsstämmor helt digitalt.

En förutsättning för att stämman ska kunna genomföras helt digitalt är dock att föreningens stadgar föreskriver att det ska vara tillåtet. (Givet särskilda omständigheter, såsom vid en epidemi, ska dock helt digitala stämmor i fortsättningen få hållas även utan att stadgarna föreskriver sådan rätt.)

Så kallade hybridstämmor - alltså att stämman hålls en fysisk plats men att medlemmar även kan medverka på distans - kommer även fortsättningsvis att tillåtas, utan att stadgarna ändras.

Observera även att poströstning inte längre kommer att tillåtas.

Bakgrund till samt motivering av lagändringarna finns att läsa här:

https://www.regeringen.se/rattsliga-dokument/lagradsremiss/2023/06/digitala-bolags--och-foreningsstammor/

Stämmoprotokollet har flera formkrav och ska undertecknas

Stämmoordföranden (sådan kan även vara extern) ansvarar för att protokoll förs vid stämman. I regel utser ordföranden en protokollförare, då det kan vara jobbigt att både leda stämman och föra protokoll.

Protokollföras ska bl.a. 

• datum samt hur stämman hållits 

• stämmobeslut och resultat av omröstning (om röstlängd upprättats ska den skrivas in i eller bifogas protokollet)

Stämmoprotokollet ska undertecknas av 

• protokollförare

• ordföranden 

• minst en justerare. 

Stadgarna kräver översyn och kan behöva ändras

Vissa ändrade förhållanden, behov och/eller krav i en bostadsrättsförening, såsom ändrade föreningskrav avseende revisor(er) och suppleant(er), förutsätter att stadgarna ändras. 

Om föreningens befintliga stadgar skiljer sig från Föreningslagens och Bostadsrättslagens krav på revisor, genom att föreskriva att föreningen ska ha auktoriserad eller godkänd revisor med revisorsexamen, så MÅSTE stadgarna ändras innan ni kan välja en revisor som inte är auktoriserad.

Föreningens stämma beslutar om ändring av stadgarna.

För att de nya stadgarna ska vara giltiga måste de registreras hos Bolagsverket.

Ofta krävs två stämmobeslut för stadgeändring

1. Beslut om ändrade stadgar kan fattas vid endast EN föreningsstämma (ordinarie eller extra stämma) om samtliga röstberättigade önskar den föreslagna ändringen.

2. Om inte samtliga röstberättigade är överens om den föreslagna ändringen måste föreningen ha ytterligare en föreningsstämma kring ärendet.

a. Vid den andra stämman måste minst 2/3* av de röstande samtycka till den föreslagna ändringen för att den ska bli giltig.

b. I annat fall har förslaget fallit.

* Större majoritet kan krävas om sådant krav inskrivits i stadgarna.

Mallar och exempel på stadgar och stämmoprotokoll finns på Bolagsverket, Bostadsrättsförening – blanketter och mallar.

Kallelse inför stadgeändring ska skickas 4-6 veckor före stämman 

Vid förslag på ändring av stadgarna ska kallelse till ordinarie eller extra föreningsstämma skickas ut senast fyra veckor och tidigast sex veckor innan stämman. (Kallelse får skickas senast två veckor före stämman om sådan kortare tidsfrist inskrivits i stadgarna).

Det väsentliga innehållet av förslaget till stadgeändring ska anges i kallelsen, i praktiken bör ordalydelsen i det nya stadgeförslaget bifogas kallelsen.

Kallelse till stämma nr 2 får inte utfärdas innan den första stämman hållits.

I kallelsen till den senare stämman ska beslutet som fattades av den första stämman framgå.

Stadgeändring ska protokollföras noggrant

I protokollet från föreningsstämman ska det framgå vilken/vilka paragraf(er) i stadgarna som avses samt ny(a) ordalydelse(r).

Det ska även anges med vilken röstfördelning/majoritet beslutet avseendet stadgeändring tagits.

Om samtliga medlemmar närvarat vid stämman ska detta framgå.

Protokollet ska vara undertecknat av:

• stämmans ordförande

• protokollföraren

• justeringsperson.

Föreningens namn, samt datum och ort ska också framgå av protokollet.

Bolagsverket har bra mallar för bostadsrättsföreningar

Bolagsverket har många utmärkta mallar för bostadsrättsföreningar. Vi kan varmt rekommendera föreningar att använda dessa. Några exempel ges nedan.

Mall för stadgar:

• Stadgar för bostadsrättsförening

Mallar för protokoll:

• Konstituerande föreningsstämma

• Ordinarie föreningsstämma - beslut om nya stadgar - första beslutet

• Extra föreningsstämma - beslut om nya stadgar - andra beslutet

• Extra föreningsstämma - beslut om nya stadgar - alla medlemmar närvarande

• Extra föreningsstämma - beslut om likvidation - första beslutet

• Extra föreningsstämma - beslut om likvidation - andra beslutet

• Extra föreningsstämma - beslut om förenklad avveckling

Medgivande till registrering av företagsnamn:

• Medgivande till registrering av företagsnamn - från företag

• Medgivande till registrering av företagsnamn - från varumärkesinnehavare

Mallar för fullmakt:

• Fullmakt för visst ärende

• Fullmakt som gäller tills vidare

Exempel på fastställelseintyg (mall):

Exempel på fastställelseintyg i årsredovisningen

Styrelsens uppdrag är att förvalta föreningen

En bostadsrättsförening måste ha en styrelse. Enligt lagen om ekonomiska föreningar ansvarar styrelsen för föreningens förvaltning och organisation.

Styrelsens uppdrag är att förvalta föreningen i enlighet med medlemmarnas intresse och stämmans direktiv.

Förvaltningsuppdraget avser beslut om, och handläggning av, den löpande verksamheten. Styrelsens uppgifter kan alltså omfatta en mångfald av praktiska frågor.

Styrelsens befogenheter regleras av föreningens stadgar, bl.a. av stadgarnas ändamålsparagraf. 

Styrelsen ska följa likhetsprincipen 

Boenden i en BRF delar ansvar och skyldigheter med övriga boenden i föreningen och ska även ha de samma rättigheterna.

Likhetsprincipen (omtalas av och till som "jämlikhetsprincipen") är en generell juridisk princip med ursprung i bolagsrätten. 

Likhetsprincipens syfte är att förhindra att styrelsen, eller medlemmarnas majoritet, särbehandlar en minoritet. Likhetsprincipen ska således vara ett hinder för maktmissbruk inom föreningen. 

Samtliga medlemmar ska enligt denne behandlas principiellt lika, vilket enligt praxis betyder att medlem varken får ges särskild fördel eller nackdel på bekostnad av övriga medlemmar. 

Det handlar alltså inte om att ingen får behandlas olika i något sammanhang, det vore en omöjlighet. Däremot får medlem inte utsättas för illojalt eller otillbörligt gynnande eller missgynnande. Eventuellt gynnande eller missgynnande av enskild medlem eller minoritet ska således alltid bygga på sakliga skäl.

Styrelsen har stort ansvar och många uppgifter

Bostadsrättsföreningens styrelse ska

• besluta vem som ska vara firmatecknare

• kalla medlemmarna till föreningsstämman

• företräda föreningen

• ansvara för den löpande verksamheten i föreningen

• ansvara för att årsredovisningar upprättas

• rätta sig efter stadgarna och föreningsstämmans beslut

• anmäla ändringar i föreningen för registrering hos Bolagsverket.

Styrelsen utser ofta en extern teknisk förvaltare och en extern ekonomisk förvaltare. Även om sådana finns är det styrelsen som har ansvaret för att fastigheten sköts tillfredsställande samt för att det är ordning i ekonomin.

Årsstämman väljer styrelsen

Föreningens stämma utser styrelsens ledamöter.

Styrelsesuppleanterna utses också av stämman.

Stämman ska i regel inte tilldela roller till ledamöterna utöver ordinarie ledamot respektive suppleant. 

I förekommande fall utser dock styrelsens ordförande av stämman. 

Styrelsen får inte ha färre än tre ledamöter

Det lägsta antalet styrelseledamöter som lagen tillåter är tre ledamöter. Krav på flera ledamöter än så kan skrivas in i föreningens stadgar.

Ledamöterna ska registreras hos Bolagsverket.

Om föreningen saknar en fulltalig styrelse – ej i enlighet med lag och stadgar – kan den komma att tvångslikvideras.

Rollerna i styrelsen bestäms på det konstituerande styrelsemötet

Styrelsens kompletta rollbesättning och arbetsuppgifter beslutas i regel av styrelsen själv, på styrelsens s.k. konstituerande möte. 

Sådant styrelsemöte brukar hållas kort tid efter stämman.

Styrelseledamot ska i regel vara medlem i föreningen

I en bostadsrättsförening ska samtliga styrelseledamöter vara medlemmar (eller make/maka/sambo till en medlem) om inte föreningens stadgar föreskriver något annat. 

Styrelseledamot ska dessutom vara myndig.

Styrelseledamot väljs för viss mandatperiod

Styrelseledamöterna väljs för att verka en viss tid. Mandatperioden löper i regel fram till slutet av nästa ordinarie föreningsstämma (den får vara max fyra räkenskapsår). Styrelsens ledamöter kan bli omvalda för en ny mandatperiod.

Ordföranden, kassören och sekreteraren har viktiga roller i styrelsen

Föreningen ska alltid ha en ordförande som leder arbetet i styrelsen och därför har ett särskilt ansvar. Hen kallar till styrelsemöten när det behövs och bevakar att styrelsen utför sina arbetsuppgifter tillfredsställande.

Ordföranden ska registreras i Bolagsverkets föreningsregister.

Rollfördelningen i övrigt sker utifrån föreningens behov. 

Beslut om rollfördelning tas i regel på styrelsens konstituerande sammanträde). 

Inom styrelsen brukar förutom ordförande utses en sekreterare och en ekonomiansvarig (kassör). 

Andra vanliga roller är teknisk ansvarig, miljöansvarig, samt ansvarig för hemsidan.

Styrelsen ska alltid sammanträda vid behov

Ordföranden ska alltid kalla till styrelsesammanträde när hen finner det behövlig eller när annan ledamot så begärt.

Antalet sammanträden som bör hållas över året beror i grunden mycket på föreningens storlek och komplexitet. Många föreningar har styrelsemöte varje eller varannan månad (och då gärna till "fasta" tider).

Digitalt styrelsemöte är tillåtet

Styrelsemöte kan hållas helt digitalt. Enskild ledamot kan dessutom delta på distans.

Kallelse till digitalt styrelsemöte förutsätter dock att samtliga ledamöter har de tekniska förutsättningarna för att kunna delta.

Vissa formkrav ställs på styrelseprotokollet

När styrelsen sammanträder ska den föra protokoll (Lag om ekonomiska föreningar, 7 kap. 24 §)

• Deltagare och datum ska framgå av protokollet.

• Vem som utsetts till protokollförare och justeringsperson ska framgå.

• De beslut som styrelsen fattar ska skrivas in i protokollet.

• Protokollet ska undertecknas av utsedd protokollförare.

• Protokollet ska justeras/undertecknas av ordföranden samt av utsedd justeringsperson. 

(Ordförande kan själv vara protokollförare.)

Styrelseprotokoll får e-signeras

Styrelseprotokoll får, likväl som andra viktiga dokument, signeras digitalt.

E-signering är en smidig lösning inte minst när styrelsemötet helt eller delvis hålls digitalt.

Vid digital signering ska protokollet signeras digitalt av samtliga som ska signera dokumentet, det är inte tillåtet att någon då signerar dokumentet på annat sätt.

Medlem kan inte kräva att få läsa styrelseprotokollen

Protokoll från styrelsemöten är i regel inte tillgängliga varken för medlemmar eller andra utomstående. 

Medlem kan inte begära att få läsa ett styrelseprotokoll.

Revisorn har däremot både rätt och skyldighet att granska styrelseprotokollen.

Styrelsen får inte välja revisorn

Styrelsen får inte ensam bestämma vem som ska vara revisor, i annat fall än om stämman delegerat till styrelsen att utse sådan. Revisor ska oberoende granska styrelsens förvaltning, därför får revisor inte ha lojalitet till någon i styrelsen.

Styrelsesuppleanter är ställföreträdare för ledamöter

Suppleanternas huvuduppgift är att träda in i styrelseledamöternas ställe om ledamöterna inte kan delta.

När en suppleant ersätter en ordinarie ledamot på ett styrelsemöte, men inte annars, har suppleanten samma ställning och ansvar som den ordinarie ledamoten, inklusive rösträtt.

Föreningar kan även ha andra roller och uppgifter för suppleanterna, inklusive närvaro vid styrelsemöten. Det är dock enbart i rollen av ersättare för annan ledamot som suppleanten får rösträtt.

S.k. adjungerad styrelsemedlem har ej rösträtt

En adjungerad styrelsemedlem är en person som tillfälligt valts att få delta på styrelsemöte.

En adjungerad styrelsemedlem har inte rösträtt, däremot har hen i regel yttranderätt och förslagsrätt. 

Särskilt aktsamhet bör visas i det fall revisor är adjungerad då revisors medverkan innebär en jävssituation. Revisor bör följaktligen vara adjungerad enbart ha rollen av sakkunnig.

Stämman kan avsätta styrelsen eller styrelsemedlem

Styrelseledamot kan frivilligt, och när som helst, frånträda sitt uppdrag.

Men, det är bara den eller de som utsett styrelseledamot som kan besluta om att avsätta densamma, dvs. i regel föreningens stämma.

Samma regler gäller för styrelsesuppleanter.

Konsekvenserna för en styrelse som missköter sig kan bli stora

Styrelseledamöter måste ta hänsyn till allt som lagar, stadgar och andra bestämmelser föreskriver.

Grundregeln vid ledamots misskötsel bör vara att tala med personen ifråga eller ge en skriftlig erinran till personen.

Styrelseuppdraget är ett förtroendeuppdrag och stämman kan (även utan att ange skälen) återkalla styrelseledamots uppdrag.

Föreningsstämman kan vägra styrelsen ansvarsfrihet vid

• avsiktligt brott mot bestämmelserna

• vårdslöshet som skadar föreningen ekonomiskt.

Talan mot styrelsen eller enskilda ledamöter kan väckas i enlighet med Lagen om ekonomiska föreningar, vilket kan leda till skadeståndsskyldighet.

Vid brott mot lagen kan åklagare väcka åtal. Åtalade kan, i det strängaste fallet, dömas till fängelsestraff.

Valberedningen finner kandidater till förtroendevalda

Lagen kräver det inte, men bostadsrättsföreningar kan ha en valberedning. Krav på sådan kan även finnas i föreningens stadgar. Föreningsstämman utser valberedningen. 

I regel består valberedningen av medlemmar vars huvudsakliga uppgift är att finna lämpliga kandidater till styrelseledamöter. Valberedningen kan även ta fram förslag på övriga funktionärer, samt lämpliga revisorskandidater. 

Valberedningen har i övrigt inget beslutsmandat och alla medlemmar kan föreslå andra kandidater än de valberedningen föreslagit.

Jäv, dvs. partiskhet mot föreningens intresse - tillåts inte i en BRF

Jäv är eller situation där någon kan tänkas vara partisk eller där det på allmänna grunder skulle kunna finnas misstanke om dennes opartiskhet. Personen som invändningen riktas mot kallas jävig. 

Jävssituationer i en bostadsrättsförening uppstår när någon har ett personligt intresse som står i potentiell konflikt mot föreningens intresse. Både revisor, styrelseledamot och föreningsmedlem kan hamna i jävssituationer.

De mest uppenbara situationerna där jäv kan uppstå är internt i föreningen; vid förenings upphandling samt vid försäljning av förenings egendom.

Styrelseledamot får principiellt betecknas som jävig i alla frågor som rör avtal av ekonomisk karaktär mellan föreningen och

• personen ifråga

• personens företag, intressebolag e.d.

• personens närstående, dennes företag, intressebolag e.d.

• personen när denne direkt eller indirekt har ett ekonomiskt intresse som kan strida mot föreningens intresse.

En styrelseledamot som misstänker sig vara jävig i en fråga ska omedelbart informera styrelsen om detta, varpå övriga ledamöter avgör om ledamoten är jävig eller ej.

Person som bedöms jävig får inte medverka (och ska i regel lämna rummet) vid handläggningen, dvs. både vid förberedandet, diskussionen och beslutandet av ärendet.

Ett vanligt exempel på potentiellt sett allvarliga jävsförhållanden är mellan styrelseledamot och leverantör. Om sådant funnits, hur har styrelsen hanterat det? Har styrelsen t.ex. tagit in tre oberoende anbud (jfr. Upphandlingslagen)?

Den ekonomiska planen beskriver föreningen och budgeten för första verksamhetsåret

Bostadsrättsföreningens ekonomisk plan är en teknisk och ekonomisk beskrivning av föreningen inklusive budget för dess första verksamhetsår.

Alla nya bostadsrättsföreningar ska ha en ekonomisk plan; sådan plan måste finnas innan någon får flytta in i föreningens hus/lägenheter.

Följande finns med i den ekonomiska planen:

• Allmänna förutsättningar

• Beskrivning av fastigheten

• Beräknande kostnader för föreningens fastighetsförvärv

• Finansieringsplan

• Beräknade löpande kostnader och intäkter

• Nyckeltal

• Lägenhetsredovisning

• Ekonomisk prognos

• Känslighetsanalys

Huvudansvaret för innehållet i den ekonomiska planen har den som ansvarar för att den upprättas, dvs. föreningens styrelse. Det praktiska arbetet utförs dock i regel av en anlitad expert.

Den ekonomiska planen ska vara godkänd av två av Boverket godkända intygsgivare samt registreras hos Bolagsverket.

I regel ska den ekonomiska planen inte behöva revideras efter att den upprättats; en ny ekonomisk plan behöver enbart upprättas/registreras vid väsentlig förändring i verksamheten, t.ex. om föreningen bygger ett nytt hus för upplåtande av bostadsrätter.

Nya bostadsrättsföreningars planer har tyvärr ganska ofta visat sig bygga på orealistiska ekonomiska förväntningar eller förutsättningar, både vid nyproduktion och ombildning.

Inte sällan får revisorn väldigt mycket merarbete vid revisionen av nybildade bostadsrättsföreningar.

Tendenserna till ”glädjekalkyler” i föreningars ekonomiska planer föranleder även framtida krav på förbättrat skydd för köpare och presumtiva medlemmar samt på långsiktig teknisk underhållsplan.

Obs! Ny bestämmelse ska gälla från 1 januari 2024.

Regeringen har bl.a. föreslagit att det i den ekonomiska planen ska ingå en teknisk underhållsplan som visar fastighetens underhålls- och återinvesteringsbehov de kommande 50 åren. Bestämmelser om den ekonomiska planens innehåll i övrigt ska tas in i lagen.

Underhållsplanen beskriver vilket underhåll fastigheten är i behov av samt när i tiden

Underhållsplanen är ett långsiktigt styrdokument som

• beräknar teknisk livslängd på husets komponenter

• vilket underhåll som krävs i fastigheten

• när underhållet bör genomföras

• (beräknad kostnad för framtida underhåll, per komponent).

Underhållsplanen är viktig för ekonomistyrningen, både för budgetering och för reservering av medel för att täcka framtida kostnader.

Underhållsplanen är mycket viktig för den långsiktiga skötseln och ekonomin

Underhållsplanen är det bästa långsiktiga verktyg en förening kan ha för att säkra såväl fastighetens fortsatta välstånd som föreningens ekonomiska stabilitet.

Underhållsplanen hjälper bostadsföreningen att fatta rätt beslut genom att

• skötsels inte blir eftersatt

• ekonomin kan styras för att möjliggöra lämpligt underhåll.

En god underhållsplan som följs, återkommande revideras och som utgår från en rymlig kalkylränta

• utgör grunden till en vettig förvaltning av bostadsrättsföreningens fastighet – den möjliggör god ekonomisk och teknisk drift

• förutser framtida underhåll inklusive tids- och kostnadsestimat för dessa

• hjälper styrelsen att upprätthålla kvalitet och värde på hus och tillhörande markanläggningar

• gör det lättare att fastställa korrekta avgifter 

• utgör ett gott underlag för eventuell avgiftshöjning

• gör det lättare för nästa styrelse att förvalta föreningen.

Kvalificerad besiktningsperson bör göra underhållsplanen

Underhållsplanen bör utarbetas av en kunnig besiktningsperson. Besiktningspersonen bör utöver den tekniska planen beräkna kostnader för olika underhållsinsatser, sådant arbete underlättas av god lokal kunskap.

Underhållsplanen bör helst ha en tidshorisont på 50 år och den bör uppdateras ofta

Underhållsplanen bör gälla 50 år framåt i tiden för att alltid kunna omfatta komponenterna med lång beräknad livslängd (t.ex. stammar). 

Underhållsplanen bör revideras fortlöpande och minst vart tredje år. Vid revidering av underhållsplanen bör en ny värdering av kostnaderna för komponentbyten göras.

Föreningen bör göra en årlig budget

Bostadsrättsföreningens ekonomiska prognos för en kortsiktig period, som oftast det kommande räkenskapsåret, kan sammanfattas i en budget.

Budgeten utgör planeringsverktyget för finansieringen under denna period. Om budget finns är det viktigt att den efterföljs samt att möjliga resultatavvikelser från budgeten utreds.

Föreningen kan budgetera på olika sätt:

• En resultatbudget (resultatprognos) bygger på föreningens resultaträkning, med intäkter och kostnader, medräknat avskrivningar, under det kommande året. 

• Man kan även göra en utbyggd resultatbudget, som även omfattar där avsättningar till fonder, såsom fond för yttre underhåll.

• En likviditetsbudget (likviditetsprognos) är i stället en budget som baseras på föreningens förväntade in- och utflöde av pengar under det kommande året (allt inklusive; amorteringar, intäkt från eventuell avyttring, …).

Lagen kräver inte att en budget görs men revisorn brukar ändå i sin revisionspromemoria göra ett påpekande när sådan inte finns, då avsaknad av budget inte vittnar om god förvaltning/ekonomistyrning.

Föreningsavgiften bör sättas utifrån bostadsrättsyta eller andelstal 

I regel är det styrelsen som sätter avgiften som ska betalas till bostadsrättsföreningen. Stadgarna kan dock föreskriva att stämman ska göra det.

Likhetsprincipen, som styrelsen ska efterleva, tillsäger att bostadsrättsavgiften huvudsakligen bör beräknas bör utifrån

• antalet kvadratmeter per bostadsrätt och/eller 

• bostadsrätternas andelstal.

Vid beräkningen av avgifterna måste hänsyn tas till allt som i framtiden kommer att påverka kassan (bankkontot), både positivt och negativt. Avskrivningar är inte sådana.

Föreningens inkomster (medlemsavgifter och ev. hyresintäkter) ska täcka de löpande kostnaderna över tiden, vilket omfattar

• kostnader för underhåll

• övriga löpande kostnader i föreningen

• finansiering (räntor och amorteringar av lån)

• avsättningar till framtida underhåll.

Om föreningen har dolda tillgångar (t.ex en råvind som kan avyttras i framtiden) kan man tänkas tumma lite på detta, men försiktighetsprincipen, samt krav på stämmobeslut inför eventuell framtida avyttring, motiverar hursomhelst att styrelsen i all väsentlighet ska basera avgifterna på strömmarna av likvida medel (pengar ut och pengar in).

Behöver bostadsrättsföreningen låna pengar för att betala för driften betyder det då i regel att avgiften behöver höjas. Ett tillfälligt minusresultat behöver däremot inte betyda detsamma.

Det är omöjligt att sätta en rimlig och stabil avgiftsnivå utan att ha en rimligt god bild av bostadsrättsföreningens ekonomi på lång sikt, helst 50 år fram i tiden. Avgifterna ska ju ta höjd även för större framtida underhåll även när helt andra personer är dagens medlemmar bor i föreningens hus.

En långsiktig underhållsplan som återkommande uppdateras (och, som underlag för varje framtida komponentkostnad utgår från en rymlig kalkylränta) är det bästa hjälpmedlet för styrelsen och föreningen, även när det kommer till beräkningen av vilka avgifter som behövs.

Nivån på den faktiska avgiften bör alltså förankras i föreningens underhållsplan, ett annat viktigt ankare är föreningens finansieringsplan.

Budgeten är däremot inget man ska luta sig för mycket mot när avgifterna sätts, avgifterna riskera då att åka jo-jo från år till år, beroende på vilket underhåll som ska göras. En årlig budget (likvidbudget) bör man hursomhelst ha och den kan vara användbar för viss justering även av avgifterna, genom budgetering utifrån tidigare år får man också an god bild av vilka poster som föreningen ska ta hänsyn till även i framtiden.

Även med en goda underhålls- och finansieringsplaner kan man tyvärr inte fastställa avgifterna för evig tid, dessa behöver ha takhöjd och dessutom ständigt justeras efter den ekonomiska utvecklingen i allmänhet. Inflation, räntenivå, kostnadsutveckling för utskiftning av ”stora” komponenter (t.ex. stammar), upplåtelser och annat kan ju påverka de framtida utgifterna och då även avgifterna ganska mycket.

Under 2022 har många föreningar tvingats revidera sina tidigare beräkningar påtagligt till följd av snabbt ökade räntekostnader samt kraftiga ökningar i energipriser.

Det vidimerar behovet av att ha viss höjd för dylika makrogrundade faktorer i föreningens framtidskalkyler för att kunna upprätthålla en hyggligt stabil avgiftsnivå utan att medlemmarna behöver göra kapitaltillskott.

Å andra sidan: om föreningens ekonomi är god samtidigt som avgiften inte justerats under en längre tidperiod så är faktiskt det i regel ett tecken på att

• avgiften varit för hög, eller att

• föreningen inte amorterat tillräckligt.

Helt enkelt är det alltså inte alltid att upprätthålla en rimlig avgiftsnivå över tid, vi försöker oss ändå på en enkel sammanfattning:

När avgifterna (utifrån kvm/lgh och/eller andelstal) ska sättas bör styrelsen beakta föreningens

• löpande intäkter (avgiften utgör största delen av dessa)

• löpande driftskostnader

• underhållsplan (långsiktig och kalkylräntebaserad)

• föreningens belåningsgrad och framtida finansiering

• eventuella dolda tillgångar som kan avyttras i framtiden.

Bostadsrättsföreningen måste göra avsättning till en yttre fond

Enligt lag ska bostadsrättsföreningar göra en årlig avsättning till en fond som ska täcka framtida yttre underhåll. Hur mycket som ska avsättas till yttre fond bestäms av stadgarna.

Avsättningen är en omföring i bostadsrättsföreningens bokföring, den påverkar alltså inte årets resultat, utan enbart föreningens egna kapital.

Årets avsättning till yttre fond ska anges i styrelsens förslag till resultatdisposition.

Föreningen bör inte vara överlikvid, dvs. ha för pengar i kassan

Som privatperson känns det tryggt att ha mer pengar i banken än vad man behöver.

För en bostadsrättsförening är överlikviditet ett tecken på dålig ekonomistyrning.

Det finns flera skäl för att göra amorteringar när det är möjligt:

• Räntan på föreningens lån är högre än räntan på sparkontot.

• Räntekostnaden sjunker, belåningsgraden reduceras och soliditeten ökar.

  • Ränteutgiften reduceras.

  • Risken reduceras.

  • Framtida lån kan uppnås till gynnsammare villkor, när det behövs.

• För medlem är amortering i regel en gynnsam kapitalplacering, över tid både före och efter skatt.

• Medlem i föreningen kan utnyttja (indirekta) kapitaltillskott baserat på föreningens amorteringar.

Kapitaltillskott kan göras för att amortera lån

Kapitaltillskott är tillförsel av pengar som i regel används för att amortera lån.

Medlemmarna i en bostadsrättsförening kan göra kapitaltillskott till föreningen i två former:

• direkt kapitaltillskott (inbetalning av pengar)

• indirekt kapitaltillskott (beräknas utifrån föreningens amorteringar)

Båda två formerna av kapitaltillskott ger medlem avdragsrätt på reavinstbeskattningen när hen säljer sin bostadsrätt.

Obs!

• Enbart investeringar och kostnader för underhåll som överstiger gränsbeloppet på 3.000 kr/lägenhet ger rätt till framtida avdrag. Är beloppet lägre så klassas det som ej avdragsgill driftskostnad.

• När föreningen ska utföra underhåll som överstiger gränsbeloppet är det förnuftigt att låna pengar dedikerade till projektet, då dessa medel sedan inräknas i medlemmarnas kapitaltillskott!

• Betala inte för projektet med fonderade medel (befintliga pengar på bankkontot), då missar medlemmarna det indirekta kapitaltillskottet på 22% av kostnaden för projektet!

Direkt kapitaltillskott är ett alternativ till avgiftshöjning

Ett s.k. direkt kapitaltillskott - även kallat insatshöjning - innebär att medlemmarna gemensamt tillför föreningen pengar utöver de medel som uppgick vid upplåtelsen.

Det vanligaste motivet till att göra ett direkt kapitalinskott är att avgifterna till föreningen inte täcker de löpande och de beräknade framtida kostnaderna.

I stället för att öka hyresavgiften så skjuter medlemmarna då till kapital, de gör en inbetalning till föreningen

• för att amortera på föreningens lån

• när föreningens soliditet och likviditet är låg, vilket annars skulle kräva avgiftshöjning

• inför en större renovering som annars krävt framtida avgiftshöjning.

Kapitaltillskottet är permanent, det är inte ett lån: det ska bokföras som bundet eget kapital.

Det är enskild medlem, inte lägenheten, som står för kapitaltillskottet.

Kapitaltillskottet ger medlemmen rätt till skattereduktion för räntekostnaden vid lånefinansierat tillskott.

Medlemmen, som gjort kapitaltillskottet, får dessutom göra avdrag för detta efter överlåtelse av sin bostadsrätt, när hen gör sin deklaration.

Givet att priset på lägenheten stiger under perioden som medlemmen äger bostadsrätten så blir 22 % av det samlade belopp som föreningen amorterat SAMT det direkta kapitaltillskottet under perioden skattefri avkastning för medlemmen när hen säljer bostadsrätten.

I en marknad med stigande fastighetsvärden och låga räntor kan kapitaltillskott även sägas vara en relativt sett trygg och även skattemässigt gynnsam kapitalplacering.

De senaste 30 åren har kapitaltillskott gett en långt bättre kapitalavkastning än t.ex. investering i aktiefonder både före och i synnerhet efter skatt.

Direkt kapitaltillskott förutsätter stämmobeslut

• Beslut om direkt kapitaltillskott ska tas på stämman.

• Minst 2/3 av de närvarande medlemmarna måste rösta för kapitaltillskottet.

• Anmodan om godkännande ska sedan skickas till Hyresnämnden.

Indirekt kapitaltillskott kommer medlemmarna tillgodo skattemässigt

Indirekt kapitaltillskott beräknas utifrån bostadsföreningens amorteringar med pengar som verksamheten avkastat.

Indirekt kapitaltillskott fördelas på medlemmar utifrån deras

• andelstal (i föreningen)

• ägarandel (i lägenheten)

• boendeperiod och de amorteringar som skett under denne.

När medlem säljer sin bostadsrätt finns uppgiften om dennes samlade indirekta kapitaltillskott med på kontrolluppgiften som skickas till Skatteverket respektive medlemmen.

Förening bör amortera för att öka det indirekta kapitaltillskottet

För föreningen är det lönt att amortera närhelst utrymme finns. Föreningar är sällan skuldfria och kreditgivarnas utlånsränta är högre än inlåningsränta. Det är alltså dyrt att ha för mycket pengar på bok även om det teoretiskt förhålla sig annorlunda vid deflation, alltså negativ inflation.

Medlemmarna tjänar dessutom privat på att all överlikviditet regelbundet används för att amortera på lånen. Om så inte sker får dessutom inte medlemmar som flyttar någon glädje av överskottet som de bidragit till med sina inbetalda avgifter, vilket även bryter mot likhetsprincipen som styrelsen ska följa.

Förening bör amortera vid försäljning av hyresrätt, lokal eller dold tillgång

Vid upplåtelse av hyresrätt, eller övrig yta i en BRF (t.ex. källarlokal eller råvind) får föreningen betald genom

• insatsmedel

• upplåtelseavgift.

Bostadsrättsföreningen bör amortera det samlade beloppet.

Insatsmedel är dock inte medel från resultat av verksamheten, därför utgör de inget kapitaltillskott.

Insatsmedlen ska följaktligen amorteras bort innan medlemmarna kan tillgodogöra sig den resterande amorteringen som indirekta kapitaltillskott.

Vid finansiering av större projekt: använd "måndags-tisdagsprincipen"

Bostadsrättsföreningar är återkommande i behov av underhåll på huset och det kan även vara aktuellt att göra investeringar i sådant som föreningen inte haft förut (nya komponenter, t.ex. att man önskar bygga en hiss).

När det gäller större investeringar så finns ett och annat att tänka på – utöver att det, beroende på föreningens ekonomi, kan komma att påverka skuldsättningen och medlemmarnas framtida avgifter till föreningen.

Även om föreningen är överlikvid (har en stor kassabehållning) så lönar det sig för de befintliga medlemmarna att föreningen inte använder de pengar man har på bok för att betala för projektet.

I stället kan man följa vad Hans Hiller, en av BRF-ekonomins ”Grand Old Men”, brukade kalla ”måndag-tisdag-principen”:

1. ”Måndag” tar föreningen upp ett öronmärkt lån för ett större planerat projekt.

2. ”Tisdag” (betalar föreningen leverantören och) amorterar bort så mycket som möjligt av lånet med fonderade pengar.

Varför? Jo, därför att det är gynnsamt privatekonomiskt för medlemmarna: amorteringar som föreningen gör under tiden en medlem är bosatt i föreningen klassas nämligen för medlemmen som s.k. indirekt kapitaltillskott vilket är avdragsgillt när hen ska betala sin reavinstskatt efter försäljningen. 

Se https://www4.skatteverket.se/rattsligvagledning/338290.html

I praktiken blir nya projekt 22% dyrare för medlemmarna om föreningen inte tar upp ett lån och amorterar!

Räkneexempel:

2012 köpte David en bostadsrätt med andelstal 10% för 1.000.000 kr, under 2022 sålde han den för 1.500.000 kr (dvs. med en ”vinst” på 500.000 kr).

Föreningen hade under perioden amorterat 2.000.000 kr på de samlade lånen.

Med en skattesats på 22% skulle Davids initiala reavinstskatt då bli 110.000 kr (0,22 x 500.000 kr)

David kan dock, tack vare föreningens amorteringar, säga att han gjort ett indirekt kapitaltillskott under sin period som ägare på 44.000 kr (2.000.000 x 0,10 x 0,22)

Davids reavinstskatt efter avdrag blev därför bara 66.000 kr (110.000 kr – 44.000 kr) i stället för 110.000 kr.

Även om det inte behöver påverka föreningens ekonomi så är det alltså bra för medlemmarna att man gör sådana!

Obs! Med hög inflation och en osäker räntebana så är det givetvis annat att tänka på också. Det är självfallet inte hälsosamt att amortera extra på ett befintligt bundet lån med en låg ränta för att ta upp ett öronmärkt lån till väsentligt högre ränta än så. 

Men, givet lika villkor i övrigt, så är det värt att följa ”måndag-tisdags-principen”. En liten räkneövning i det individuella fallet är det hursomhelst värt att göra.

Äkta och oäkta bostadsrättsföreningar skiljer sig skattemässigt

En bostadsrättsförening definieras av Skatteverket antingen som Privatbostadsföretag, vad som allmänt kallas "äkta bostadsrättsförening" eller som Oäkta bostadsföretag, vad man brukar kalla "oäkta bostadsrättsförening".

Både "äkta" och "oäkta" bostadsrättsföreningar lyder under Bostadsrättslagen och de förvaltas enligt samma grundläggande principer. De har emellertid olika beskattningsregler, ytterst förenklat:

• Privatbostadsföretag (Äkta BRF) ska som underlag för inkomstskatt redogöra för kapitalintäkter, rörelseinkomster och andra intäkter som har med fastigheten att göra, dock ej avgifter från medlemmarna.

• För oäkta bostadsföretag görs inkomstberäkningen, till skillnad från i en äkta BRF, utifrån de verkligen intäkterna och kostnaderna (driftskostnader är avdragsgilla) och skatt ska betalas på verksamhetens överskott. 

• Reglerna för personbeskattning, i synnerhet vid beräkning av reavinst vid försäljning, samt uppskov för inbetalning av sådan, skiljer sig också.

För att bostadsrättsföreningen ska klassificeras som “äkta” av Skatteverket ska minst 60 procent av verksamheten bestå i s.k. “kvalificerad användning”, dvs. tillhandahållande av bostäder till medlemmar som är fysiska personer, alltså inte företag/organisationer.

Grundregeln är följaktligen att föreningen ska betraktas som “oäkta” om de fysiska medlemmarnas bruksvärde är lägre än 60% av totalvärdet.

Föreningen anses vara “oäkta” även när:

• förening inte förvärvat sin första bostadsfastighet

• förening inte ensam äger fastigheten

• det finns färre än tre bostadslägenheter i föreningens fastighet.

Användning av fastigheten enligt kraven i Inkomstskattelagens 2 kap. 17 § kallas för “kvalificerad användning”, vilket i huvudsak handlar om tillhandahållande av bostäder till medlemmarna. Gemensamma utrymmen som har ett naturligt samband med bostaden (såsom trapphus, cykelrum, hiss och tvättstuga) kan ingå i den kvalificerade användningen.

Till s.k. “okvalificerad användning” räknas bl.a. upplåtelse av

• bostadslägenheter med hyresrätt

• lokaler (ett flertal lokaler, t.ex. butiker eller kontor, som inte används för boende är ett vanligt skäl till att föreningar klassificeras som “oäkta”)

• bostadsrättslägenheter till juridiska personer (“Juridiska personer accepteras”)

• antennplats, reklamplats o.d.

• gemensamhetsutrymmen som normalt saknar ett naturligt samband med bostaden, t.ex. övernattningslägenhet och festlokal

• bostadsrätter som hyrs ut av medlemmar till ett företag som sköter driften

• parkeringsplatser eller garage som upplåtits till extern part som hyr ut den enligt avtal med medlem (upplåtelse direkt till medlemmar kan dock vara kvalificerad, jfr. om gemensamma utrymmen ovan)

• bostadsrätt som ägs av medlem som har flera lägenheter i fastigheten och hyr ut till andra än närstående.

För att fastställa huruvida en bostadsförening är “äkta” eller “oäkta” kan en fysisk och marknadsmässig inspektion göras där bruksvärdet värderas. Visar det sig att minst 60% av värdet ska relateras till kvalificerad användning så är föreningen “äkta”, är det lägre 60% är föreningen alltså enligt grundregeln “oäkta”.

Det finns även ett webbverktyg som kan användas för att räkna ut om bostadsrättsföreningen är äkta eller oäkta på Skatteverket.se.

Bostadsrättsföreningar inte skatt för inkomster hänförliga till fastigheten

Äkta bostadsrättsföreningar behöver bara skatta av andra inkomster än de som hör till fastigheten.

Ett privatbostadsföretag (en äkta bostadsrättsförening) beskattas i vanliga fall inte för inkomster som hör till fastigheten och ska därför inte betala skatt för månadsavgifter, intäkter från hyresupplåtelser, reklam- eller antennplats m.m. Ränteinkomster ska inte tas heller tas upp och ränteutgifter ska inte dras av om det inte är så att de är relaterade till annat än fastigheten.

Har en äkta bostadsrättsförening andra inkomster, som inte hör till fastigheten (t.ex. från bilpool), ska dessa tas upp till beskattning.

Läs mer om beskattning av bostadsrättsföreningar på av skatteverket.se och på verksamt.se.

Obs! Oäkta bostadsrättsförening beskattas i stället enligt reglerna för näringsverksamhet.

Tips! Med Skatteverkets webbkalkylator kan bostadsrättsföreningen räkna ut ungefärligt hur mycket inkomstskatt föreningen ska betala. Räkna ut bostadsrättsföreningens skatt.

Föreningen ska beakta vissa avgifter och skatter

Det kan, vilket även indikerats ovan, verka lite snårigt när det gäller beskattning av bostadsrättsföreningar. Vi ska kortfattat ytterligare nämna:

• Fastighetsavgift och fastighetsskatt

• Moms

• Inkomstskatt.

Fastighetsavgift ska betalas för boytan i föreningen och fastighetsskatt ska betalas för lokaler

Bostadsrättsföreningen (om)taxeras vart tredje år inför fastighetsdeklarationen.

Beräkningen av fastighetsavgiften och fastighetsskatten utgår från fastighetens senaste taxeringsvärde.

• Fastighetsavgift ska betalas för fristående bostäder samt för de delar av ytan i flerbostadshus (såsom bostadsrättsföreningens hus) där medlemmar och hyresgäster bor.

• Fastighetsskatt betalas i stället för näringsfastigheter samt för utrymmen i flerbostadshus som utgörs av lokaler.

Som regel är fastighetsskatten högre än fastighetsavgiften.

Fastighetsavgiften ändras vart tredje år

Bostadsrättsföreningen (om)taxeras vart tredje år inför fastighetsdeklarationen. Beräkningen av fastighetsavgiften utgår från fastighetens senaste taxeringsvärde.

Fastighetsavgiften utgör av den andel som används för boende, fast med ett tak på 1.429 kr i fastighetsavgift/lgh (år 2020).

Fastighetsavgiften har därutöver ett tak på 0,3% av taxeringsvärdet och kan således vara lägre än 1.429 kr för lägenheter med ett värde som underskrider 635.000 kr (år 2020). 

Fastighetsskatten för uthyrda lokaler är på 1% av taxeringsvärdet

Bostadsrättsföreningen (om)taxeras vart tredje år inför fastighetsdeklarationen. Beräkningen fastighetsskatten utgår från fastighetens senaste taxeringsvärde.

Fastighetsskatten för hyra av lokal debiteras ofta hyresgästerna under s.k. fastighetsskatteklausuler, och alltid i det fall lokalhyresavtalet gäller längre tid än 3 år.

Fastighetsskatten motsvarar 1% av taxeringsvärdet och fastighetsskatt ska betalas för de delar av fastigheten som definieras som uthyrd lokal.

Fastighetsskatten har inget tak såsom fastighetsavgiften har.

Föreningen är skatteskyldig för fastighetsskatt och -avgift

Bostadsrättsföreningen, som ju är den som äger fastigheten, ska betala fastighetsavgiften och fastighetsskatten.

De flesta bostadsrättsföreningar ska inte betala moms

Flertalet bostadsrättsföreningar inte behöver tänka på moms eftersom upplåtelse av bostäder är i regel inte är en momspliktig verksamhet. 

En Brf ska inte ta ut utgående moms på bostadsrättsavgifterna. 

Föreningen har oftast inte heller rätt till avdrag för ingående moms på kostnader som föreningen betalar.

Kostnader för föreningsgemensam användning av gas, vatten, elektricitet, värme är undantaget från momsplikt. Kostnader för gemensam nätutrustning för internet/radio/tv som ingår i nyttjanderätten är också undantaget från momsplikt.

Men, det finns även ganska vanliga fall då det är aktuellt att betala moms, nämligen vid:

• Uthyrningsverksamhet

• IMD, Individuell Mätning (el, värme, vatten)

Läs mer om bostadsrättsförenings momsskyldighet här.

Förening kan bli frivilligt momsskyldig

Förening som hyr ut lokaler kan anmäla sig för frivillig momsskattskyldighet för den delen av verksamheten.

Då kan lokalhyresgästen dra av den moms som föreningen debiterar, vilket i många fall är gynnsamt för hyresgästen.

Föreningen får i sin tur fördelen att kunna dra av moms på varor/tjänster som används i lokaluthyrningsverksamheten.

Föreningen får då även göra avdrag för s.k. investeringsmoms för byggnation/ ombyggnad av lokal som ska användas för momspliktig verksamhet. (Sådan gäller även för garage)

Läs mer om bostadsrättsförenings momsskyldighet här.

Förening som tillämpar IMD måste momsregistreras

Sedan 2020 har föreningar som tillhandahåller och tar betalt för el, värme och/eller vatten utifrån individuell förbrukning, varit momsskyldiga och måste momsregistreras.

(Visst utrymme finns då för avdrag ingående moms på investering i och installation av behövlig mätutrustning.)

Bostadsrättsföreningen vara momsskyldig även i andra särfall

De flesta bostadsrättsföreningar är, som framgått ovan, inte momsskyldiga. De behöver då inte särredovisa moms. En BRF är dock momsredovisningsskyldig i vissa fall

• Vid IMD (se ovan)

• Om föreningen får inkomst av annat än fastigheten, t.ex. att föreningen hyr ut parkeringsplats till annan än boende i fastigheten eller hyr ut bilar från en bilpool.

• Brf som har lönekostnader på över 300.000 kr till egen personal ska uttagsbeskattas, dvs. att moms läggs på värdet av tjänsterna.

Förening som har lokaler kan som tidigare framgått därutöver beviljas frivilligt momsinträde, vilket innebär att moms läggs på lokalhyran/årsavgiften. Momsregistrerade företag kan sedan kvitta denna.

• Fördel: moms kan lyftas från utgifter som har med lokalen att göra.

• Nackdel: ökad administration.

En mer utförlig beskrivning som även omfattar undantagsfall finns på Skatteverket.

Eventuell moms deklareras kvartalsvis

Föreningen redovisar momsen i en momsdeklaration, som lämnas en gång per kvartal när momspliktig omsättning understiger 40M kr/beskattningsår (det går att ansöka om månatlig momsredovisning). 

Förening inkomstskattning skiljer sig beroende på om föreningen är äkta eller oäkta

Regler för betalning av inkomstskatt beroende på om bostadsrättsföreningen är s.k. äkta eller redogörs för här.

Förening som betalar styrelsearvoden är ofta arbetsgivare

Många föreningar betalar arvoden och/eller löner. Det kan t.ex. vara arvode till styrelsemedlem eller lön till person som städar eller sköter fastigheten. 

Förening som betalar en person mer än 1000 kronor under ett kalenderår ska registrera sig som arbetsgivare hos Skatteverket samt betala arbetsgivaravgifter och göra skatteavdrag.

Reglerna för bostadsrättsförening som är delägare i samfällighetsförening eller gemensamhetsanläggning kan vara olika

Samfälligheter är egendom (anläggningar, ytor och rättigheter) som ägs av flera fastigheter/föreningar gemensamt. Man skiljer mellan: 

• gemensamma anläggningssamfälligheter (gemensamhetsanläggningar, GA-anläggningar), t.ex. parkeringsplats, garage, väg, lekplats, bredband och anläggning för vatten/avlopp

• marksamfälligheter, dvs. areal som ägs gemensamt av flera fastigheter

• övriga samfälligheter, t.ex. rättighetssamfälligheter.

Flera lagar reglerar samfälligheter, en av dessa är Lagen om förvaltning av samfälligheter.

En samfällighet kan förvaltas på två sätt, genom

• delägarförvaltning som innebär att delägarna själva sköter förvaltningen

• samfällighetsförening som innebär att en egen juridisk person - som har egna stadgar, föreningsstämmor och styrelser - sköter förvaltningen.

Samfälligheten är inte ett eget skattesubjekt, de beskattas genom

• föreningsbeskattning

• delägarbeskattning.

Vem som ska beskattas beror på

• typ av samfällighet

• typ av delägarfastighet

• vem som förvaltar samfälligheten

• vem som är ägare till delägarfastigheterna.

Mer om samfälligheter samt skatterättsliga aspekter för sådana finns att läsa på Skatteverket.

En ekonomisk förvaltare är en administrativ ekonomipartner till bostadsrättsföreningen

För att slippa göra all ekonomisk administration själv, eller delegera den till utsedd/vald medlem, kan styrelsen för föreningen ingå avtal med en ekonomisk förvaltare. Föreningen får då en administrativ partner för hanteringen av dess ekonomi.

En skicklig ekonomisk förvaltare bör åtminstone kunna hjälpa föreningen med:

• Bokföring

• Bokslut

• Årsredovisning

• Betalningar

• Deklaration(er)

• Löner/arvoden

• Budget

• Lägenhetsregister

• Medlemsavisering

Bokföringsnämnden fastställer hur man ska redovisa

Bokföringsnämnden (BFN) är en statlig myndighet som har till uppgift att utveckla god redovisningssed. BFN ger ut regler och informationsmaterial om bokföringslagen och årsredovisningslagen.

Den som sköter bostadsrättsföreningens redovisning ska följa såväl lagen som tillämpliga delar i det regelverk BFN utformat.

Läs mer på: https://www.bfn.se

Bostadsrättsföreningens räkenskapsår är oftast kalenderår

Räkenskapsåret är den period för vilken bostadsrättsföreningen ska upprätta sin årssammanställning över föreningens ekonomi, dvs. sin årsredovisning. 

De flesta bostadsrättsföreningar har kalenderåret som räkenskapsår.

Räkenskapsåret ska alltid omfatta 12 månader, undantaget när föreningen bildas eller räkenskapsåret läggs om.

Räkenskapsåret är angivet i stadgarna och stadgarna måste skrivas om ifall räkenskapsåret ska läggas om.

Ett brutet räkenskapsår är ett räkenskapsår som inte följer kalenderåret 

Räkenskapsår behöver inte nödvändigtvis följa kalenderåret. Vid avsteg från detta kallas räkenskapsåret ”brutet”.

Ett brutet räkenskapsår påbörjar första dagen i en månad och varar i tolv månader.

Bostadsrättsföreningens årsredovisning sammanfattar det gångna räkenskapsåret

Bostadsföreningens årsredovisning är en sammanställning av föreningens resultat och ekonomiska ställning under det gångna räkenskapsåret. Redovisningen görs både i ord och siffror.

Genom årsredovisningen ska föreningens medlemmar, möjliga blivande medlemmar (bostadsrättsköpare) och andra intressenter kunna få en bild av föreningens ekonomi.

Styrelsen ansvarar för upprättandet av årsredovisningen, denna ska senare granskas av revisorn samt presenteras för och behandlas av medlemmarna på årsstämman.

Årsredovisningens bild av föreningens ekonomiska ställning framstår i regel som mest tydlig om årsredovisningen upprättats enligt regelverket K3.

Årsredovisningslagen (1995:1554) fastställer vad som ska presenteras i årsredovisningen.

Årsredovisningen ska bestå av:

• Förvaltningsberättelse (nya regler från jan. 2023).

• Resultaträkning

• Balansräkning

• Noter

• Kassaflödesanalys (obligatoriskt från jan. 2023)

Förvaltningsberättelsen sammanfattar föreningens verksamhet och väsentliga händelser 

Styrelsens förvaltningsberättelse ger en allmän beskrivning av föreningen och fastigheten: såsom antal lägenheter och medlemmar under föregående år, vilken/vilka fastigheter föreningen äger samt vilka som är styrelsemedlemmar.

Om föreningen har en underhållsplan ska det framgå av förvaltningsberättelsen.

Styrelsen ska i förvaltningsberättelsen vidare redogöra för viktiga händelser under räkenskapsåret, vilket kan göras med ord och nyckeltal. 

Även händelser av väsentlig betydelse för föreningen efter räkenskapsårets slut ska, om sådana förekommit, nämnas i särskilt avsnitt.

Ur förvaltningsberättelsen ska dessutom framgå förslag på resultatdisposition. Resultatdispositionen ska bestå av:

• fördelning av årets resultat

• balanserat resultat (ansamlat resultat)

• avsättning till yttre fond. 

Obs! Ny bestämmelse i Årsredovisningslagen, avseende förvaltningsberättelsen, ska gälla från 1 januari 2023.

Enligt de nya bestämmelserna ska bostadsrättsförening i förvaltningsberättelse lämna upplysningar om sådana nyckeltal som kan underlätta en bedömning av föreningens ekonomi, såsom

• årsavgift per kvadratmeter upplåten med bostadsrätt

• skuldsättning per kvadratmeter

• sparande per kvadratmeter

• räntekänslighet

• energikostnad per kvadratmeter.

I en bostadsrättsförenings årsredovisning ska det, enligt de nya reglerna, också ingå en kassaflödesanalys.

Bostadsrättsföreningen ska dessutom i framtida årsredovisning redogöra för vad ett redovisat negativt ekonomiskt resultat innebär för föreningens möjlighet att finansiera sina framtida ekonomiska åtaganden.

Resultaträkningen visar de ekonomiska resultaten

Resultaträkningen redovisar:

• om bostadsrättsföreningen gått med vinst eller förlust under räkenskapsåret, samt översiktligt,

  • vad det är som givit föreningens intäkter och kostnader.

• motsvarande siffror för föregående år, för jämförelse av utvecklingen och vad som påverkat resultatet.

Balansräkningen visar ekonomisk status vid årsslutet

Balansräkningen presenterar bostadsrättsföreningens ekonomiska status vid räkenskapsåret slut i siffror.

Föreningens tillgångar och skulder i olika slag senaste presenteras, både för det aktuella räkenskapsåret och året dessförinnan, som jämförelse.

Ur balansräkningen framgår även föreningens egna kapital, dvs skillnaden mellan dess tillgångar och skulder.

Årsredovisningens noter ger ytterligare förklaring

Det går inte alltid att utläsa posterna i resultat- och balansräkningen utan att förklara vad de bygger på.

I noter kan man redogöra för med vilket regelverk årsredovisningen upprättats samt förklara de olika posterna med ord och/eller ytterligare indelning av poster och siffror från underliggande kontoklasser i räkenskaperna).

Från 2023 måste alla bostadsrättsföreningar göra en kassaflödesanalys

Från och med den 1 januari 2023 införs nytt krav i årsredovisningslagen avseende krav på kassaflödesanalys i årsredovisningen.

Kassaflödesanalysen ska redogöra för föreningens in- och utbetalningar under räkenskapsåret.

Dessutom införs krav på vissa nyckeltal och upplysning vid negativt resultat i förvaltningsberättelsen. (Läs ovan).

Årsredovisningen ska upprättas enligt regelverk K2 eller K3

Alla bostadsrättsföreningar som finns i Sverige i dag räknas som små företag enligt Årsredovisningslagens definitioner. De kan därför välja mellan att använda regelverket K2 eller regelverket K3 för redovisningen (upprättandet av redovisningen, ÅR).

Respektive regelverk styr vilken information som ska finnas med i årsredovisningen och hur den ska presenteras.

Regelverken skiljer sig i synen på byggnaden, bl.a. i hur anläggningstillgångar ska skrivas av.

Valet av redovisningsregelverk påverkar inte en förenings ”verkliga” ekonomi men är av betydelse för hur byggnadsavskrivningar och utgifter för stora underhållsåtgärder hanteras i årsredovisningarna.

Vad innebär K3?

K3 är huvudregelverket.

Med K3-redovisning indelas huset bestånd i olika delar, såsom fasad, tak och fönster. Dessa delar kallas komponenter.

• Komponenterna avskrivs var för sig.

• När en komponent byts ut görs en avskrivningsplan för komponentens utgift, samt för beräknad nyttjandeperioden.

• Föreningens redovisade resultat blir mer stabilt över åren med detta sätt att hantera avskrivningar. 

Vad innebär K2?

Det stora flertalet bostadsrättsföreningar och i synnerhet mindre föreningar har valt att använda regelverket K2, som i vissa avseenden tillåter en förenklad och mer schablonmässig redovisning.

• Fastighetens olika delars (vad som i regelverket K3 kallas komponenter) sammanlagda bokförda värde redovisas som en enhet.

• Avskrivningar görs schablonmässigt, och med jämn årlig andel, som en enhet.

Om t.ex. fönster måste bytas så belastas hela utgiften årets redovisade resultat.

Med K2-redovisning kan det redovisade ekonomiska resultatet komma att variera ganska mycket mellan två år, då kostnader för större underhållsåtgärder enligt K2 inte får aktiveras som tillgångar utan ska kostnadsföras direkt. 

K3 är mer omständligt men ger bättre översikt

Styrelsens arbetsbörda påverkas inte nämnvärt av valet av regelverk för upprättandet av årsredovisningen.

Däremot blir det något mer arbete för den ekonomiska förvaltaren (redovisningen) och för revisorn (kontrollen) om regelverket K3 tillämpas. K3-redovisning kan alltså vara något dyrare.

Med K3 får föreningen samtidigt ett tydligt verktyg för ekonomistyrning samt jämnare redovisat ekonomiskt resultat över åren. (Det blir även lättare för medlemmar, presumtiva medlemmar och andra intressenter att få en rättvisande bild av föreningens långsiktiga ekonomi.)

God ekonomistyrning kan föreningen även ha med K2 och en långsiktig underhållsplan som återkommande revideras samt med årsvis budgetering.

Förening med nyproducerad byggnad (som inte förväntas kräva utskiftningar på överskådlig tid) samt väl etablerad förening som har avsatt behövliga medel till fond för yttre underhåll borde lika gärna kunna använda K2 som K3 som regelverk.

Frånsett kostnadsaspekten för upprättandet av årsredovisningen så går det givetvis inte att rekommendera en förening att inte välja regelverket K3. Med K3 blir årsredovisningen mer tydlig i detaljerna.

Det går bra att byta från K2 till K3

Det är alltid tillåtet att byta från K2 till K3, då det senare är standardregelverket.  Byte från K3 till K2 går det bara att göra vid ett tillfälle, om inte särskilda skäl föreligger för att återgå till K2, t.ex. om föreningen avyttrat eller avverkat en större del av fastighetsbeståndet.

Årsredovisningen anses upprättad först när den skrivits på

Sedan 2022 anses årsredovisningen vara upprättat den dag då samtliga personer skrivit på årsredovisningen. 

Det är alltså inte längre det datumet då årsredovisningen beslutades som gäller. 

Följaktligen ska samtliga personer ange sitt påskriftdatum (dock ej behövligt om samtliga skriver på vid samma tillfälle).

Observera att alla måste skriva på årsredovisningen på samma sätt, antingen digitalt eller fysiskt, med penna.

Årsredovisningen måste vara klar senast ett halvår efter räkenskapsårets utgång

Styrelsen ska upprätta och skriva under årsredovisningen senast sex månaderna efter utgången av räkenskapsåret (eller en tidigare tidpunkt om sådan inskrivits i stadgarna).

Bostadsrättsföreningars styrelser har i praktiken sällan så lång tid på sig.

Revisor(erna) ska enligt lag ha fått årsredovisningen för granskning senast sex veckor före årsstämman.

Revisor bör sedan ha returnerat påskriven årsredovisningen inklusive sin revisionsberättelse till föreningen (samt, i förekommande fall, även sin revisionsmemoria till styrelsen) senast tre veckor före stämman.

Obs! Ett prejudikat från 2004 fastslår att det kan vara ett bokföringsbrott att inte vara klar med årsredovisningen i tid.

Årsredovisningen måste vara klar i tid även när man måste skjuta på årsstämman

Årsredovisningen måste vara klar i tid. 

Det gäller följaktligen även för det ej helt ovanliga fall att föreningen tvingas senarelägga den planerade årsstämman, av någon orsak.

Hela styrelsen ska skriva på årsredovisningen

Årsredovisningen ska i utgångspunkt skrivas under av samtliga valda, tillika hos Bolagsverket registrerade styrelseledamöter.

(I det fall styrelseledamot inte är tillgänglig för att underteckna årsredovisningen kan en styrelsesuppleant träda in för denne. Då ska det anges att suppleanten skriver under årsredovisningen i rollen av tjänstgörande styrelsesuppleant.)

Efter att årsrevisionen utförts ska även revisor(erna) skriva under årsredovisningen.

Man kan skriva på årsredovisningen digitalt

Numera är det vanligt förekommande att årsredovisningen, precis som många andra viktiga dokument, signeras digitalt (e-signering).

Obs! När årsredovisningen signeras digitalt krävs att samtliga ledamöter samt revisor(er) undertecknar dokumentet digitalt. Kombination av e-signaturer och fysiska signaturer med penna på samma dokument tillåts inte.

Medlemmarna ska få ta del av årsredovisningen senast två veckor före stämman

Årsredovisning signerad av alla parter, inklusive signerad revisionsberättelse, ska finnas tillgänglig för alla medlemmar senast två veckor inför årsstämman.

Det räcker i regel att dokumentet är nåbart för alla digitalt, exv. på föreningens webbplats.

Vem som helst som är insatt i ekonomin kan föredra årsredovisningen på årsstämman

Det finns inget regelverk som styr vem som ska presentera årsredovisningen. Ekonomiansvarig/kassör i styrelsen gör det ofta. Det är ej heller ovanligt att den ekonomiska förvaltaren står för presentationen, då hen i regel har de bästa förutsättningarna för att besvara frågor från medlemmarna som rör (års)redovisningen.

Revisor får av och till dylik förfrågan från styrelser och bör då tacka nej. Det är inte mer motiverbart att revisorn ska föredra årsredovisningen än att bilprovningens testansvarige (läs: revisorn) ska redogöra för bilens konstruktion när ansvarig konstruktör (läs: styrelsen) finns närvarande.

Bostadsrättsförening behöver inte skicka in årsredovisningen till Bolagsverket

En bostadsrättsförening är skyldig att självmant skicka in årsredovisningen till Bolagsverket enbart om föreningen når upp till mer än ett av följande gränsvärden för vart och ett av de två senaste räkenskapsåren:

• Fler än 50 anställda.

• Mer än 40 miljoner kronor i balansomslutning.

• Mer än 80 miljoner kronor i nettoomsättning.

Någon så stor bostadsrättsförening finns inte i Sverige i dag.

En bostadsrättsförening kan dock föreläggas att skicka in årsredovisningen till Bolagsverket om någon begärt det.